NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ QUY TRÌNH VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA

Quá trình vận chuyển thường diễn ra trong thời gian dài và phức tạp. Tuy nhiên, vận chuyển đóng vai trò vô cùng quan trọng trong chuỗi cung ứng hàng hóa, tạo tiền đề cho sự thành công của mỗi doanh nghiệp, đồng thời cũng định hình được sự vững vàng trong đường lối phát triển của doanh nghiệp đó. Quy trình vận chuyển liền mạch và được sắp xếp hợp lý, hiệu quả có thể nâng cao khả năng quản lý chuỗi cung ứng của một doanh nghiệp, giúp tạo sự khác biệt đối với những đối thủ cạnh tranh trên thương trường, nếu doanh nghiệp đó được đào tạo về kỹ càng về chi tiết cũng như nội dung của từng quy trình.

MỘT QUÁ TRÌNH VẬN CHUYỂN BAO GỒM NHỮNG GÌ

Việc vận chuyển hàng hóa từ một công ty đến người tiêu dùng được gọi là vận chuyển. Đó là một chuỗi các giá trị mà nếu không có cấu trúc và hệ thống quản lý chính xác, phù hợp thì có thể gây thua lỗ, thậm chí ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp.

Vận chuyển đại diện cho một quá trình tổng thể gồm nhiều bước riêng lẻ, trong đó cần có sự liên kết chặt chẽ giữa những bộ phận bên trong lẫn bên ngoài của công ty.

CÁC BIẾN SỐ VẬN CHUYỂN

Mỗi phương thức vận chuyển phụ thuộc vào các biến số như:

• Thời gian giao hàng
• Chi phí vận chuyển
• Phương thức vận chuyển
• Vận chuyển trong nước hoặc quốc tế

PHƯƠNG THỨC VẬN CHUYỂN

Các phương thức vận chuyển phổ biến được sử dụng trong cả lĩnh vực thương mại điện tử và trong doanh nghiệp:

• Giao hàng trong ngày
• Vận chuyển quốc tế
• Vận chuyển nhanh
• Giao hàng ngày hôm sa

Sự khác biệt giữa mỗi quy trình vận chuyển chính là thời gian giao hàng, chi phí, khoảng cách, thời điểm đặt hàng và việc khách hàng đã lựa chọn phương thức nào hay chưa.

CÁC GIAI ĐOẠN CỦA QUY TRÌNH VẬN CHUYỂN

Vận chuyển trong lĩnh vực thương mại điện tử chia thành 3 giai đoạn. Các giai đoạn này bao gồm tiếp nhận, xử lý, hoàn thành và chịu trách nhiệm cho quá trình vận chuyển hàng hóa. Cụ thể, phải đảm bảo được tính chính xác và nhanh chóng của một đơn hàng, đồng thời phải cần đảm bảo đơn hàng được gửi đến nơi yêu cầu.

Giai đoạn 1: Tiếp nhận đơn hàng

Khi một công ty nhận được đơn đặt hàng trên cửa hàng thương mại điện tử, họ sẽ phải đảm bảo có đủ hàng tồn kho để đáp ứng cho quá trình đặt hàng. Điều này được thực hiện thông qua việc hợp tác chặt chẽ với nhà sản xuất mà công ty đã ký kết để mua và tiếp nhận hàng tồn kho tại kho chứa hoặc gửi sản phẩm đến trung tâm thực hiện nếu họ đang làm việc với 3PL.

Việc triển khai hệ thống quản lý vận đơn khi nhận được đơn đặt hàng có thể dễ dàng xử lí, đồng thời giúp theo dõi tất cả hàng tồn kho của doanh nghiệp từ một nơi trong chuỗi cung ứng.

Giai đoạn 2: Xử lý đơn hàng

Xử lý vận đơn liên quan đến việc xử lý và xác minh dữ liệu đơn đặt hàng nhằm đảm bảo dữ liệu đó là chính xác và các mặt hàng liên quan vẫn đang trong trạng thái tồn kho. Quá trình này chủ yếu được thực hiện bằng cách sử dụng tự động hóa, giúp gia tăng tốc độ các bước một cách đáng kể. Từ thời điểm này trở đi, khách hàng có thể được thông báo về trạng thái đơn hàng của mình trong thời gian thực, lúc này sản phẩm của họ đang được xử lý.

Giai đoạn 3: Thực hiện đơn hàng

Sau khi đơn đặt hàng được xử lý, việc thực hiện đơn hàng sẽ bắt đầu. Bước này liên quan đến việc chọn các mặt hàng cho đơn đặt hàng và chuẩn bị chuyển chúng đi. Khi hoàn thành việc này, có nhiều tùy chọn điền đơn hàng có thể được lựa chọn cho các công ty thương mại điện tử, những tùy chọn này có thể bao gồm tự hoàn thành, giao hàng không cần lưu kho hoặc thuê ngoài.

Hiện nay, thuê ngoài là phương pháp phổ biến nhất đang sử dụng, các đơn hàng sẽ được vận chuyển bởi 3PL. Dịch vụ 3PL có trách nhiệm vận chuyển đơn hàng, bao gồm các công việc xử lí ở kho bãi, lấy hàng, đóng gói và tất nhiên là quá trình vận chuyển. Về lâu dài, 3PL chính là sự lựa chọn tối ưu cho mỗi doanh nghiệp do các chi phí liên quan đến việc thực hiện và quản lý hàng tồn kho sẽ gia tăng đáng kể.

NHỮNG AI SẼ THAM GIA QUÁ TRÌNH VẬN CHUYỂN?

Khi 3PL tham gia vào quá trình vận chuyển, sẽ có nhiều người tham gia hơn vì họ đóng vai trò là người trung gian, điều này khác với quy trình thông thường là vận chuyển đơn đặt hàng thẳng đến người tiêu dùng.

Người gửi hàng

Một cá nhân hoặc một công ty là người gửi hàng và chuẩn bị cho việc vận chuyển dưới dạng hàng hóa. Đây có thể là các công ty giao nhận liên quan hoặc chính là thương hiệu cá nhân.

Người vận chuyển

Một khi đơn hàng đã được vận chuyển, nhiệm vụ của người vận chuyển là đảm bảo nó được giao một cách an toàn cho khách hàng. Khi đơn đặt hàng đã hoàn thành, lịch trình theo dõi đơn đặt hàng trong thời gian thực có thể được thông báo cho khách hàng về quy trình đặt hàng của họ, cũng như cung cấp cho họ thời gian giao hàng ước tính.
3PL.

3PL cung cấp cả dịch vụ hậu cần cả trong và ngoài nước và chịu trách nhiệm quản lý quá trình vận chuyển, đồng thời đóng vai trò quản lý chuỗi cung ứng về một số mặt nào đó. 3PL cũng có mối liên hệ chặt chẽ với các hãng vận chuyển, giúp việc thương lượng giá cước trở nên dễ dàng hơn nhiều, điều này không chỉ giảm chi phí cho công ty mà còn cho khách hàng.

Sau khi đơn đặt hàng được giao, 3PL có thể kiểm soát toàn bộ quá trình quản lý tất cả các đơn đặt hàng trong thời gian thực từ một nơi duy nhất, chẳng hạn như một trang tổng quan. Liên quan đến điều này, họ có thể giữ cho khách hàng biết về tình trạng và ước tính giao hàng của bưu kiện của họ.

Kết luận, quá trình vận chuyển là một chuỗi những giai đoạn dài và phức tạp nhưng với các dịch vụ phù hợp và các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần chuyên nghiệp thì quá trình vận chuyển có thể dễ dàng hơn nhiều.

"VICO LOGISTICS ở đây để trút bỏ gánh nặng của việc quản lý chuỗi cung ứng khỏi đôi vai của bạn với một kinh nghiệm hậu cần phù hợp và chỉn chu nhất có thể. Hãy liên hệ với VICO ngay hôm nay và hãy cho chúng tôi biết bạn cần gì".