Trong hoạt động xuất nhập khẩu, sau khi doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan, hệ thống có thể trả về kết quả phân luồng xanh, luồng vàng hoặc luồng đỏ. Mỗi luồng tương ứng với một mức độ kiểm tra khác nhau và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian thông quan, kế hoạch giao nhận cũng như chi phí logistics.

Vậy luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ là gì? Tại sao cùng nhập khẩu một loại hàng hóa nhưng các doanh nghiệp có thể nhận kết quả phân luồng khác nhau? Và doanh nghiệp cần làm gì khi tờ khai bị phân luồng vàng hoặc đỏ?

Bài viết dưới đây của VICO Logistics sẽ giải thích cách phân luồng hải quan tại Việt Nam, quy trình xử lý từng luồng và những lưu ý giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro trong quá trình thông quan.

1. Phân luồng hải quan là gì?

Phân luồng hải quan là quá trình xác định mức độ kiểm tra đối với tờ khai hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu dựa trên cơ chế quản lý rủi ro của cơ quan hải quan.

Trong quy trình thông thường, tờ khai hải quan được phân thành ba luồng:

• Luồng xanh: Thông thường được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Luồng vàng: Cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra hồ sơ, chứng từ liên quan đến lô hàng.
• Luồng đỏ: Cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.

Việc phân luồng giúp cơ quan hải quan tập trung nguồn lực kiểm tra vào các lô hàng có mức độ rủi ro phù hợp, đồng thời tạo thuận lợi cho hoạt động thương mại hợp pháp.

Theo Điều 31, 32 và 33 của Luật Hải quan 2014, việc quyết định kiểm tra hồ sơ và hàng hóa dựa trên kết quả phân tích, đánh giá rủi ro cùng những thông tin liên quan.

Phân luồng hải quan diễn ra khi nào?

Trong quy trình khai báo hải quan điện tử thông thường, doanh nghiệp chuẩn bị dữ liệu và chứng từ, sau đó truyền tờ khai thông qua phần mềm khai báo kết nối với hệ thống hải quan.

Khi tờ khai được đăng ký và xử lý, hệ thống trả về thông tin phản hồi, trong đó có kết quả phân luồng.

Doanh nghiệp căn cứ vào kết quả này để tiếp tục thực hiện các bước cần thiết trước khi hàng hóa đủ điều kiện thông quan và giao nhận.

Điều quan trọng cần hiểu là kết quả phân luồng không đồng nghĩa với việc hàng hóa đã hoàn tất toàn bộ thủ tục hải quan.

2. Phân biệt luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ trong hải quan

Điểm khác biệt chính giữa ba luồng nằm ở mức độ kiểm tra hồ sơ và hàng hóa trước khi thông quan.

Tiêu chí	Luồng xanh	Luồng vàng	Luồng đỏ
Kiểm tra chi tiết hồ sơ	Thông thường miễn	Có	Có
Kiểm tra thực tế hàng	Thông thường miễn	Thông thường miễn	Có
Thời gian xử lý	Thường nhanh hơn	Phụ thuộc kết quả kiểm tra hồ sơ	Phụ thuộc kiểm tra hồ sơ và hàng
Nguy cơ phát sinh chi phí logistics	Thường thấp hơn	Có thể phát sinh	Có thể cao hơn
Việc doanh nghiệp cần làm	Hoàn tất điều kiện thông quan	Chuẩn bị, xuất trình hồ sơ	Chuẩn bị hồ sơ và phối hợp kiểm hóa

Đây là cách phân biệt theo quy trình thông thường. Cơ quan hải quan vẫn có thể áp dụng biện pháp kiểm tra phù hợp khi phát hiện dấu hiệu rủi ro hoặc có yêu cầu theo quy định.

Để dễ hình dung, doanh nghiệp có thể hiểu:

• Luồng xanh: Quy trình được đơn giản hóa về mức độ kiểm tra.
• Luồng vàng: Hải quan cần kiểm tra thêm chứng từ.
• Luồng đỏ: Hải quan cần đối chiếu cả chứng từ lẫn hàng hóa thực tế.

Không nên đánh giá luồng đỏ là dấu hiệu chắc chắn của hành vi vi phạm. Đây trước hết là kết quả xác định mức độ kiểm tra theo quy định.

3. Luồng xanh hải quan là gì?

Luồng xanh (Green Channel) là kết quả phân luồng mà trong điều kiện thông thường, lô hàng được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa tại khâu thông quan.

Đây thường là luồng có quy trình xử lý đơn giản hơn so với luồng vàng và luồng đỏ.

Tuy nhiên, tờ khai luồng xanh không có nghĩa doanh nghiệp được miễn toàn bộ nghĩa vụ khai báo, nộp thuế hoặc các yêu cầu quản lý liên quan.

3.1. Luồng xanh có được thông quan ngay không?

Không phải lúc nào cũng vậy.

Tờ khai được phân luồng xanh chỉ phản ánh mức độ kiểm tra thông thường. Việc thông quan còn phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định hay chưa.

Chẳng hạn, một lô hàng nhập khẩu có thể được phân luồng xanh nhưng vẫn chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế hoặc đang chờ giải quyết yêu cầu quản lý chuyên ngành.

Doanh nghiệp cần kiểm tra trạng thái xử lý tờ khai trên hệ thống thay vì chỉ căn cứ vào màu luồng.

3.2. Doanh nghiệp cần làm gì khi tờ khai luồng xanh?

Sau khi nhận kết quả luồng xanh, doanh nghiệp nên:

• Kiểm tra thông tin phản hồi và trạng thái tờ khai.
• Xác nhận nghĩa vụ thuế, phí và các yêu cầu liên quan đã được hoàn thành.
• Kiểm tra tình trạng giám sát hải quan đối với hàng hóa.
• Phối hợp đơn vị vận tải hoặc giao nhận để tổ chức lấy hàng, giao hàng theo kế hoạch.
• Lưu trữ hồ sơ, chứng từ theo quy định.

Ví dụ: Một công ty tại TP.HCM nhập khẩu linh kiện điện tử từ Trung Quốc. Sau khi đăng ký tờ khai, hệ thống trả về luồng xanh.

Nếu doanh nghiệp đã đáp ứng các điều kiện thông quan và giám sát hải quan, lô hàng có thể tiếp tục quy trình giao nhận mà không phải trải qua bước kiểm tra chi tiết hồ sơ hay kiểm hóa thông thường.

Dù vậy, doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin đã khai báo và có thể thuộc diện kiểm tra sau thông quan.

4. Luồng vàng hải quan là gì?

Luồng vàng (Yellow Channel) là kết quả phân luồng yêu cầu cơ quan hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ, chứng từ liên quan đến tờ khai trước khi quyết định các bước xử lý tiếp theo.

Trong quy trình thông thường, hàng hóa luồng vàng chưa phải kiểm tra thực tế ngay từ đầu.

Mục tiêu của việc kiểm tra là xác định tính chính xác, đầy đủ và phù hợp của thông tin khai báo với các chứng từ và chính sách quản lý hàng hóa có liên quan.

4.1. Luồng vàng hải quan kiểm tra những gì?

Tùy mặt hàng và loại hình xuất nhập khẩu, cơ quan hải quan có thể kiểm tra:

Tên hàng hóa, mã HS và mô tả hàng hóa.

Số lượng, trọng lượng, trị giá khai báo.

Thông tin người xuất khẩu và người nhập khẩu.

Xuất xứ hàng hóa và điều kiện áp dụng ưu đãi thuế quan.

Điều kiện giao hàng theo Incoterms.

Giấy phép, kết quả kiểm tra chuyên ngành và các yêu cầu quản lý tương ứng.

Theo Điều 32 Luật Hải quan 2014, kiểm tra hồ sơ bao gồm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, phù hợp giữa nội dung khai báo với chứng từ, chính sách quản lý hàng hóa và chính sách thuế liên quan.

Mylaw

4.2. Những chứng từ cần chuẩn bị khi tờ khai bị luồng vàng

Chứng từ	Nội dung cần kiểm tra
Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)	Tên hàng, trị giá, người bán, người mua
Packing List (Phiếu đóng gói)	Số kiện, trọng lượng, quy cách đóng gói
Bill of Lading / Air Waybill (Vận đơn)	Thông tin vận chuyển, người gửi, người nhận
Certificate of Origin (C/O)	Xuất xứ và điều kiện hưởng ưu đãi thuế nếu có
Hợp đồng thương mại	Điều kiện giao dịch khi cần đối chiếu
Giấy phép, chứng từ chuyên ngành	Yêu cầu áp dụng với mặt hàng cụ thể
Tài liệu kỹ thuật, catalogue	Hỗ trợ xác định tính chất và mã HS hàng hóa

Không phải tất cả chứng từ trong bảng đều bắt buộc đối với mọi lô hàng. Doanh nghiệp cần chuẩn bị theo loại hình, mặt hàng và yêu cầu cụ thể.

4.3. Quy trình xử lý tờ khai luồng vàng

Khi nhận kết quả luồng vàng, doanh nghiệp nên thực hiện theo các bước sau.

Bước 1: Kiểm tra yêu cầu từ cơ quan hải quan

Xác định hồ sơ cần nộp, xuất trình hoặc thông tin cần làm rõ.

Bước 2: Rà soát tính thống nhất của chứng từ

• Đối chiếu thông tin giữa tờ khai, Invoice, Packing List, vận đơn và các tài liệu liên quan.
• Đặc biệt chú ý các thông tin về tên hàng, số lượng, trọng lượng, mã HS, trị giá và xuất xứ.

Bước 3: Nộp hoặc xuất trình hồ sơ theo yêu cầu

Doanh nghiệp thực hiện qua hệ thống điện tử hoặc hình thức phù hợp với thủ tục áp dụng.

Bước 4: Giải trình hoặc bổ sung thông tin nếu cần

• Nếu cơ quan hải quan yêu cầu làm rõ thông tin, doanh nghiệp cần kiểm tra dữ liệu gốc và giải trình đúng bản chất giao dịch.
• Trường hợp phát hiện sai sót, việc khai bổ sung hoặc điều chỉnh phải tuân theo quy định.

Bước 5: Theo dõi kết quả kiểm tra hồ sơ

• Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu và các điều kiện khác đã được hoàn thành, tờ khai có thể tiếp tục quy trình thông quan.
• Trong trường hợp có căn cứ cần kiểm tra thêm, cơ quan hải quan có thể quyết định kiểm tra thực tế hàng hóa.

4.4. Ví dụ một lô hàng nhập khẩu bị luồng vàng

Một doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu nguyên liệu sản xuất từ Trung Quốc.

Sau khi khai báo, tờ khai được phân luồng vàng. Khi rà soát chứng từ, doanh nghiệp phát hiện mô tả sản phẩm trên hóa đơn thương mại chưa đủ chi tiết để đối chiếu với mã HS đã khai.

Để xử lý, doanh nghiệp chuẩn bị thêm catalogue, tài liệu kỹ thuật và thông tin mô tả nguyên liệu nhằm giải trình.

Nếu hồ sơ được cơ quan hải quan chấp nhận và các điều kiện khác được đáp ứng, lô hàng có thể tiếp tục thông quan mà không nhất thiết phải kiểm tra thực tế.

Bài học ở đây là chứng từ rõ ràng, thống nhất và mô tả hàng hóa chính xác sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi được yêu cầu kiểm tra hồ sơ.

5. Luồng đỏ hải quan là gì?

Luồng đỏ (Red Channel) là kết quả phân luồng yêu cầu kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa trước khi hoàn thành các bước thông quan tương ứng.

So với luồng xanh và luồng vàng, luồng đỏ thường cần nhiều hoạt động phối hợp hơn, đặc biệt là việc bố trí hàng hóa để kiểm tra thực tế.

Việc kiểm tra thực tế có thể được thực hiện trực tiếp, bằng máy móc, thiết bị kỹ thuật hoặc các biện pháp nghiệp vụ khác theo quy định.

5.1. Luồng đỏ có phải kiểm tra 100% hàng hóa không?

Không nhất thiết.

Tờ khai luồng đỏ có nghĩa hàng hóa thuộc diện kiểm tra thực tế, nhưng phạm vi và phương pháp kiểm tra cụ thể phụ thuộc vào quyết định của cơ quan hải quan.

Tùy tình huống, việc kiểm tra có thể bao gồm kiểm tra một phần hàng hóa hoặc toàn bộ lô hàng theo quy định áp dụng.

Ví dụ, cơ quan hải quan có thể kiểm tra hàng bằng thiết bị soi chiếu hoặc kiểm tra trực tiếp một phần kiện hàng. Nếu kết quả cho thấy cần mở rộng phạm vi, việc kiểm tra có thể được thực hiện theo quyết định tiếp theo của cơ quan có thẩm quyền.

5.2. Kiểm hóa hàng hóa là gì?

Kiểm hóa là cách gọi phổ biến trong ngành xuất nhập khẩu để chỉ hoạt động kiểm tra thực tế hàng hóa của cơ quan hải quan.

Hoạt động này nhằm đối chiếu hàng hóa thực tế với các thông tin đã khai báo và hồ sơ liên quan.

Nội dung có thể bao gồm kiểm tra tên hàng, chủng loại, số lượng, đặc điểm kỹ thuật, xuất xứ hoặc những thông tin khác cần xác minh.

Ví dụ, doanh nghiệp khai báo nhập khẩu một loại máy móc công nghiệp. Khi kiểm hóa, cơ quan hải quan có thể xem xét nhãn máy, model, đặc điểm kỹ thuật và hàng hóa thực tế để đối chiếu với khai báo.

5.3. Quy trình xử lý tờ khai luồng đỏ

Nhận kết quả phân luồng
Kiểm tra thông báo và xác định yêu cầu kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa.

Chuẩn bị bộ chứng từ
Rà soát tờ khai, Invoice, Packing List, vận đơn, tài liệu kỹ thuật và giấy tờ liên quan.

Phối hợp bố trí kiểm hóa
Làm việc với đơn vị giao nhận, cảng, kho hoặc địa điểm kiểm tra để chuẩn bị hàng hóa theo yêu cầu.

Thực hiện kiểm tra thực tế
Cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra theo phạm vi, phương pháp được quyết định.

Xử lý kết quả kiểm tra
Doanh nghiệp giải trình, cung cấp thêm tài liệu hoặc thực hiện thủ tục xử lý sai sót nếu có.

Hoàn thành điều kiện thông quan
Theo dõi kết quả xử lý và thực hiện các bước giao nhận khi hàng đủ điều kiện.

5.4. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi kiểm hóa?

Ngoài bộ chứng từ xuất nhập khẩu, doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn những thông tin hỗ trợ việc nhận diện và đối chiếu hàng hóa:

• Danh sách hàng hóa theo từng kiện hoặc container.
• Catalogue, hình ảnh sản phẩm, tài liệu kỹ thuật.
• Thông tin số container, số seal và vị trí hàng.
• Người đại diện hoặc nhân sự phụ trách phối hợp kiểm hóa.
• Phương án bố trí phương tiện, nhân lực mở kiện nếu được yêu cầu.
• Việc chuẩn bị cần tuân thủ hướng dẫn của cơ quan hải quan và đơn vị quản lý địa điểm kiểm tra.

5.5. Ví dụ lô hàng nhập khẩu bị luồng đỏ

• Một doanh nghiệp nhập khẩu máy móc phục vụ sản xuất từ Trung Quốc về Việt Nam.
• Sau khi đăng ký tờ khai, hệ thống trả về kết quả luồng đỏ.
• Doanh nghiệp phối hợp với đơn vị khai báo hải quan rà soát thông tin về model, công suất, công dụng và mã HS, đồng thời chuẩn bị catalogue và tài liệu kỹ thuật.
• Khi cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra thực tế, những tài liệu này hỗ trợ việc đối chiếu giữa hàng hóa và thông tin khai báo.
• Nếu kết quả kiểm tra phù hợp và doanh nghiệp hoàn thành các nghĩa vụ liên quan, lô hàng có thể tiếp tục quy trình thông quan.
• Đây là tình huống minh họa, không phải hồ sơ khách hàng thực tế của VICO Logistics.

Lưu ý: Luồng đỏ không mặc nhiên đồng nghĩa với việc hàng hóa bị tạm giữ hoặc doanh nghiệp đã vi phạm pháp luật. Việc xử lý phụ thuộc vào kết quả kiểm tra và các quy định liên quan.

6. Vì sao tờ khai hải quan bị phân luồng vàng hoặc đỏ?

Một trong những câu hỏi phổ biến của doanh nghiệp là: “Tại sao cùng nhập khẩu một loại hàng hóa nhưng có tờ khai được luồng xanh, trong khi tờ khai khác lại bị luồng vàng hoặc luồng đỏ?”

Kết quả phân luồng không chỉ phụ thuộc vào tên hàng hóa mà còn liên quan đến việc đánh giá rủi ro và thông tin của từng lô hàng, từng giao dịch.

Dưới đây là những yếu tố doanh nghiệp cần quan tâm.

6.1. Lịch sử tuân thủ pháp luật hải quan của doanh nghiệp

Mức độ tuân thủ pháp luật của người khai hải quan là một trong những yếu tố có liên quan đến hoạt động quản lý rủi ro.

Chẳng hạn, những vấn đề phát sinh trong quá trình khai báo, thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc xử lý vi phạm trước đây có thể là thông tin được xem xét trong hoạt động đánh giá rủi ro.

Tuy nhiên, không thể kết luận rằng doanh nghiệp mới thành lập hoặc từng có sai sót chắc chắn sẽ bị phân luồng đỏ.

6.2. Đặc điểm và tính chất của hàng hóa

Một số nhóm hàng có yêu cầu quản lý chuyên ngành hoặc đặc điểm khiến cơ quan hải quan cần xem xét kỹ hơn.

Ví dụ:

• Máy móc, thiết bị cần xác định chính xác chủng loại và đặc điểm kỹ thuật.
• Hàng hóa cần giấy phép nhập khẩu hoặc đáp ứng điều kiện quản lý chuyên ngành.
• Hàng hóa có yêu cầu xác minh xuất xứ.
• Những mặt hàng có rủi ro về phân loại mã HS hoặc trị giá hải quan.
• Việc thuộc một trong các nhóm trên không đồng nghĩa với việc hàng hóa chắc chắn bị phân luồng vàng hoặc đỏ.

6.3. Thông tin khai báo có dấu hiệu không thống nhất

Một số tình huống cần được rà soát trước khi khai báo gồm:

• Tên hàng trên tờ khai không phù hợp với hóa đơn thương mại.
• Số lượng hoặc trọng lượng giữa Invoice và Packing List không khớp.
• Mô tả hàng hóa chưa đủ cơ sở để xác định mã HS.
• Thông tin xuất xứ chưa được chứng minh đầy đủ.
• Trị giá khai báo chưa có đủ tài liệu hỗ trợ khi được yêu cầu giải trình.
• Các sai sót này có thể dẫn đến yêu cầu bổ sung hồ sơ, giải trình, điều chỉnh hoặc những bước kiểm tra tiếp theo.

Doanh nghiệp không nên hiểu rằng mọi sai sót chứng từ đều tự động khiến tờ khai bị luồng đỏ. Đó là hai vấn đề có liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau.

6.4. Kết quả phân tích và đánh giá rủi ro

Cơ quan hải quan áp dụng quản lý rủi ro nhằm xác định đối tượng, phạm vi và mức độ kiểm tra phù hợp.

Doanh nghiệp không thể tự quyết định kết quả phân luồng và cũng không thể biết đầy đủ mọi tiêu chí nghiệp vụ được sử dụng trong hệ thống đánh giá.

Bên cạnh các yếu tố rủi ro cụ thể, hoạt động kiểm tra còn có thể bao gồm lựa chọn ngẫu nhiên theo cơ chế quản lý rủi ro.

Vì vậy, doanh nghiệp nên tập trung vào việc khai báo đúng và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thay vì tìm cách bảo đảm tờ khai được luồng xanh.

7. Luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ mất bao lâu để thông quan?

Thời gian thông quan là yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp, đặc biệt với những lô hàng cần giao gấp, nguyên liệu phục vụ sản xuất hoặc hàng hóa có lịch vận chuyển chặt chẽ.

Thông thường, luồng xanh có quy trình xử lý đơn giản hơn luồng vàng và luồng đỏ. Tuy nhiên, không có một mốc thời gian cố định áp dụng cho tất cả lô hàng thuộc cùng một luồng.

7.1. Thời hạn kiểm tra theo quy định

Theo Điều 23 Luật Hải quan 2014, thời hạn kiểm tra hải quan được quy định trong các điều kiện nhất định như sau:

Kiểm tra hồ sơ: Chậm nhất 02 giờ làm việc kể từ khi cơ quan hải quan tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hải quan theo quy định.

Kiểm tra thực tế hàng hóa: Chậm nhất 08 giờ làm việc kể từ khi người khai hải quan xuất trình đầy đủ hàng hóa cho cơ quan hải quan.

Với lô hàng số lượng lớn, nhiều chủng loại hoặc kiểm tra phức tạp, thời gian kiểm tra thực tế có thể được gia hạn theo quy định, tối đa 02 ngày.

Hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành có quy định riêng về thời điểm tính thời hạn kiểm tra thực tế.

Các mốc này là thời hạn kiểm tra của cơ quan hải quan theo điều kiện luật định, không phải cam kết tổng thời gian từ khi tàu cập cảng đến khi hàng được giao về kho.

7.2. Những yếu tố có thể kéo dài thời gian thông quan

Thời gian thực tế còn phụ thuộc vào:

Tính đầy đủ của hồ sơ

Nếu chứng từ chưa thống nhất hoặc cần bổ sung thông tin, thời gian xử lý có thể kéo dài.

Thủ tục quản lý chuyên ngành

Những mặt hàng cần kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm hoặc giấy phép chuyên ngành có thể phải đáp ứng yêu cầu bổ sung.

Thời gian bố trí kiểm hóa

Với hàng luồng đỏ, doanh nghiệp có thể cần phối hợp cảng, kho, đơn vị vận chuyển và cơ quan hải quan để bố trí hàng hóa phục vụ kiểm tra.

Nghĩa vụ thuế và các điều kiện liên quan

Việc hoàn thành nghĩa vụ thuế hoặc các thủ tục khác có thể ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận.

Đặc điểm và số lượng hàng hóa

Hàng có nhiều chủng loại, nhiều container hoặc cần đối chiếu thông tin kỹ thuật phức tạp có thể cần nhiều thời gian chuẩn bị hơn.

7.3. Làm thế nào để hạn chế chậm thông quan?

Doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị hồ sơ trước khi hàng đến, kiểm tra thông tin khai báo và phối hợp sớm với các bên liên quan.

Đối với lô hàng có khả năng cần kiểm tra thực tế, nên dự trù thời gian phù hợp trong kế hoạch giao hàng.

Việc này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp nhập khẩu nguyên liệu cho dây chuyền sản xuất hoặc phải giao hàng theo tiến độ hợp đồng.

8. Tờ khai luồng vàng, luồng đỏ có phát sinh chi phí không?

Luồng vàng hoặc luồng đỏ không tự động đồng nghĩa với một khoản phí hải quan cố định. Tuy nhiên, việc kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm hóa có thể làm tăng thời gian lưu hàng và phát sinh chi phí logistics liên quan.

Những khoản chi phí cần lưu ý gồm:

Khoản chi phí	Khi nào có thể phát sinh?
Lưu container	Container chưa được trả đúng thời gian miễn phí theo điều kiện áp dụng
Lưu bãi	Hàng hóa hoặc container lưu tại cảng, kho bãi vượt thời gian miễn phí
Nâng hạ container	Cần di chuyển, bố trí container phục vụ kiểm tra
Mở kiện, đóng kiện	Phục vụ việc kiểm tra thực tế hàng hóa khi cần
Nhân công, phương tiện	Hỗ trợ bố trí và thao tác hàng hóa
Chờ xe, thay đổi lịch vận chuyển	Thời điểm hàng sẵn sàng giao nhận thay đổi

Không phải tất cả chi phí trên đều xuất hiện trong mọi lô hàng. Mức phí phụ thuộc vào biểu phí của đơn vị cung cấp dịch vụ, hợp đồng và tình huống thực tế.

Ví dụ minh họa chi phí phát sinh

Một doanh nghiệp nhập khẩu một container nguyên liệu phục vụ sản xuất.

Theo kế hoạch ban đầu, doanh nghiệp dự kiến hoàn tất thủ tục và đưa hàng về kho trước khi hết thời gian miễn phí lưu container.

Tuy nhiên, tờ khai được phân luồng đỏ, cần phối hợp bố trí kiểm hóa. Nếu doanh nghiệp chưa chuẩn bị đầy đủ tài liệu hoặc lịch kiểm hóa bị ảnh hưởng bởi các yếu tố thực tế, tiến độ giao nhận có thể kéo dài.

Khi đó, doanh nghiệp có nguy cơ phát sinh các khoản phí liên quan đến lưu container, lưu bãi hoặc thay đổi lịch xe.

Để kiểm soát chi phí tốt hơn, doanh nghiệp nên kiểm tra trước thời gian miễn phí của hãng tàu, lịch làm việc của các bên và phương án xử lý nếu cần kiểm hóa.

9. Làm thế nào để hạn chế rủi ro khi phân luồng hải quan?

Doanh nghiệp không thể bảo đảm mọi tờ khai đều được luồng xanh. Tuy nhiên, việc tuân thủ đúng quy định và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ có thể giúp giảm sai sót, tránh tình trạng phải xử lý chứng từ nhiều lần và chủ động hơn khi có yêu cầu kiểm tra.

9.1. Xác định chính xác mã HS

Mã HS là mã phân loại hàng hóa trong thương mại quốc tế và được sử dụng trong việc xác định thuế suất, chính sách quản lý cùng các yêu cầu liên quan.

Doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm thực tế, thành phần, công dụng, cấu tạo và quy định phân loại để xác định mã HS phù hợp.

Không nên chỉ chọn mã HS dựa trên thuế suất thấp hoặc tên gọi thương mại của sản phẩm.

Với những mặt hàng khó xác định, doanh nghiệp có thể tìm hiểu thủ tục xác định trước mã số theo quy định.

9.2. Kiểm tra tính thống nhất giữa các chứng từ

Trước khi truyền tờ khai, bộ phận xuất nhập khẩu nên đối chiếu những thông tin quan trọng giữa các tài liệu.

Ví dụ:

• Tên, mô tả hàng hóa trên Invoice và tờ khai.
• Số kiện, trọng lượng trên Packing List và chứng từ vận tải.
• Thông tin người gửi, người nhận trên vận đơn.
• Xuất xứ được khai báo và chứng từ chứng minh xuất xứ.
• Trị giá và điều kiện giao hàng làm cơ sở xác định trị giá hải quan.
• Việc rà soát giúp phát hiện sai sót trước khi hồ sơ được sử dụng trong quy trình khai báo.

9.3. Kiểm tra giấy phép và yêu cầu chuyên ngành

Doanh nghiệp cần xác định hàng hóa có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không.

Tùy mặt hàng, có thể cần giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc đáp ứng các điều kiện pháp luật khác.

Việc chuẩn bị chậm những chứng từ này có thể ảnh hưởng đến thời gian thông quan, ngay cả khi bản thân hồ sơ khai báo đã đầy đủ.

9.4. Chuẩn bị tài liệu kỹ thuật của hàng hóa

Đối với máy móc, thiết bị, nguyên liệu hoặc sản phẩm có thông số kỹ thuật phức tạp, nên chuẩn bị catalogue, hình ảnh, thông số kỹ thuật và tài liệu từ nhà sản xuất.

Những thông tin này có thể giúp giải trình khi cơ quan hải quan cần làm rõ tên hàng, đặc điểm hoặc mã HS.

9.5. Phối hợp với đơn vị có kinh nghiệm khai báo hải quan

Đối với doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động xuất nhập khẩu hoặc thường xuyên xử lý hàng hóa có yêu cầu đặc thù, việc làm việc với đơn vị logistics có kinh nghiệm có thể giúp cải thiện quá trình chuẩn bị và phối hợp xử lý hồ sơ.

Đơn vị hỗ trợ có thể tham gia rà soát chứng từ, tư vấn thủ tục, phối hợp kiểm hóa và tổ chức vận tải, giao nhận theo phạm vi dịch vụ.

Mục tiêu của sự phối hợp này không phải thay đổi kết quả phân luồng mà là hạn chế sai sót và giảm những chậm trễ có thể phòng tránh.

10. Câu hỏi thường gặp về luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ (FAQ)

10.1. Luồng xanh có được lấy hàng ngay không?

Không phải lúc nào cũng được lấy hàng ngay. Tờ khai luồng xanh thường được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần hoàn thành các nghĩa vụ liên quan, kiểm tra trạng thái thông quan và bảo đảm hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan trước khi giao nhận.

10.2. Luồng vàng có phải kiểm hóa hàng hóa không?

Thông thường, luồng vàng yêu cầu kiểm tra hồ sơ, chưa yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa ngay từ đầu. Tuy nhiên, nếu kết quả kiểm tra cho thấy cần xác minh thêm hoặc xuất hiện căn cứ kiểm tra theo quy định, cơ quan hải quan có thể quyết định kiểm tra thực tế hàng hóa.

10.3. Luồng đỏ có nghĩa là doanh nghiệp vi phạm pháp luật không?

Không. Luồng đỏ phản ánh yêu cầu kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa. Việc phân luồng đỏ không tự động chứng minh doanh nghiệp có vi phạm. Chỉ kết quả kiểm tra và quá trình xác minh theo quy định mới là cơ sở để xác định vấn đề pháp lý phát sinh, nếu có.

10.4. Có thể chuyển từ luồng đỏ sang luồng xanh không?

Doanh nghiệp không có quyền tự ý thay đổi kết quả phân luồng. Việc điều chỉnh hình thức hoặc mức độ kiểm tra thuộc thẩm quyền và quy trình của cơ quan hải quan trong các trường hợp được phép.

Nếu cho rằng có vấn đề trong thông tin xử lý tờ khai, doanh nghiệp nên liên hệ cơ quan hải quan nơi làm thủ tục để được hướng dẫn đúng quy định.

10.5. Luồng đỏ có phải kiểm tra toàn bộ container không?

Không nhất thiết. Luồng đỏ yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa, nhưng không mặc nhiên đồng nghĩa với việc phải mở và kiểm tra 100% tất cả kiện hàng hoặc toàn bộ container.

Phạm vi, tỷ lệ và phương pháp kiểm tra được xác định theo quyết định của cơ quan hải quan và quy định áp dụng cho từng trường hợp.

10.6. Doanh nghiệp mới nhập khẩu có dễ bị luồng đỏ không?

Không thể khẳng định doanh nghiệp mới nhập khẩu chắc chắn sẽ bị phân luồng đỏ.

Kết quả phân luồng phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong hệ thống quản lý rủi ro. Doanh nghiệp mới nên chú trọng chuẩn bị chứng từ đầy đủ, khai báo đúng thông tin hàng hóa và tuân thủ các yêu cầu hải quan ngay từ những lô hàng đầu tiên.

10.7. Làm thế nào để biết tờ khai đang ở luồng nào?

Doanh nghiệp có thể kiểm tra kết quả phản hồi trong phần mềm khai báo hải quan điện tử hoặc thông qua nhân sự, đơn vị dịch vụ thực hiện khai báo.

Sau khi nhận kết quả, cần tiếp tục theo dõi trạng thái tờ khai và các thông báo nghiệp vụ để biết những công việc tiếp theo phải thực hiện.

11. VICO Logistics hỗ trợ doanh nghiệp xử lý thủ tục hải quan

Phân luồng xanh, vàng hay đỏ là một bước trong quy trình thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu. Dù kết quả thuộc luồng nào, việc chuẩn bị chứng từ chính xác và phối hợp giữa các bên vẫn rất quan trọng.

Đối với doanh nghiệp thường xuyên nhập khẩu nguyên liệu, máy móc hoặc hàng hóa phục vụ sản xuất, một vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm tra hồ sơ hay kiểm hóa có thể ảnh hưởng đến lịch giao hàng và kế hoạch vận hành.

VICO Logistics cung cấp các giải pháp logistics và hỗ trợ thủ tục hải quan, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ và tổ chức vận chuyển hàng hóa.

Tùy nhu cầu cụ thể, VICO có thể hỗ trợ:

• Tư vấn quy trình khai báo hải quan xuất nhập khẩu.
• Rà soát thông tin và chứng từ hàng hóa trước khi thực hiện thủ tục.
• Phối hợp xử lý yêu cầu kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Phối hợp vận chuyển, giao nhận và các dịch vụ logistics liên quan.
• Tư vấn phương án logistics phù hợp với tuyến vận chuyển, mặt hàng và tiến độ giao hàng.
• Tờ khai của doanh nghiệp đang được phân luồng vàng hoặc đỏ?
• Doanh nghiệp có thể liên hệ VICO Logistics để được trao đổi về hồ sơ, tình trạng lô hàng và các phương án xử lý phù hợp theo quy định.
• Liên hệ VICO Logistics để được tư vấn về thủ tục hải quan và dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu.

Kết luận

Hiểu rõ luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ là gì sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho quá trình thông quan và hạn chế những rủi ro không cần thiết.

Luồng xanh thường được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa; luồng vàng yêu cầu kiểm tra hồ sơ; trong khi luồng đỏ yêu cầu kiểm tra cả hồ sơ và thực tế hàng hóa.

Tuy nhiên, kết quả phân luồng không phải yếu tố duy nhất quyết định thời gian thông quan. Chất lượng bộ chứng từ, mức độ tuân thủ pháp luật, nghĩa vụ thuế và các yêu cầu quản lý chuyên ngành đều có thể ảnh hưởng đến tiến độ xử lý.

Vì vậy, thay vì chỉ quan tâm làm thế nào để tờ khai được luồng xanh, doanh nghiệp nên tập trung vào khai báo chính xác, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và phối hợp kịp thời khi phát sinh yêu cầu kiểm tra.