Trong hoạt động xuất nhập khẩu, hàng hóa có thể gặp rủi ro trong quá trình vận chuyển như mất mát, hư hỏng, tai nạn hoặc sự cố ngoài dự kiến. Để hạn chế tổn thất tài chính, nhiều doanh nghiệp lựa chọn mua bảo hiểm hàng hóa và sử dụng Insurance Certificate như một chứng từ quan trọng trong giao dịch.

Vậy Insurance Certificate là gì? Ai phát hành, khi nào cần sử dụng và làm sao kiểm tra giấy chứng nhận bảo hiểm để tránh sai sót?

Bài viết dưới đây của VICO Logistics sẽ giải thích chi tiết, đồng thời cung cấp ví dụ và checklist giúp doanh nghiệp hiểu rõ cách sử dụng chứng từ bảo hiểm trong xuất nhập khẩu.

1. Insurance Certificate là gì?

Insurance Certificate (Giấy chứng nhận bảo hiểm) là chứng từ do doanh nghiệp bảo hiểm hoặc đơn vị được ủy quyền phát hành, nhằm xác nhận một lô hàng đã được bảo hiểm theo các điều kiện và phạm vi bảo hiểm được thỏa thuận.

Chứng từ thường thể hiện thông tin lô hàng, người được bảo hiểm, số tiền bảo hiểm, tuyến vận chuyển, điều kiện bảo hiểm và những thông tin cần thiết để xử lý yêu cầu bồi thường.

Trong xuất nhập khẩu, Insurance Certificate cũng thường được gọi là chứng thư bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa.

Vai trò của Insurance Certificate trong xuất nhập khẩu

Insurance Certificate có ba vai trò chính:

• Xác nhận bảo hiểm hàng hóa: Cho biết lô hàng đã được bảo hiểm theo điều kiện nào và trong phạm vi nào.

• Hỗ trợ thanh toán quốc tế: Có thể là chứng từ cần xuất trình cho ngân hàng khi thanh toán bằng thư tín dụng (L/C).

• Hỗ trợ yêu cầu bồi thường: Cung cấp thông tin bảo hiểm khi hàng hóa phát sinh tổn thất thuộc phạm vi được bảo hiểm.

Ví dụ, một doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu thiết bị điện tử từ Trung Quốc. Trong quá trình vận chuyển, hàng hóa bị hư hỏng do một sự cố bất ngờ.

Nếu lô hàng có bảo hiểm phù hợp, doanh nghiệp hoặc bên có quyền yêu cầu bồi thường có thể sử dụng Insurance Certificate cùng các tài liệu liên quan để đề nghị doanh nghiệp bảo hiểm xem xét tổn thất.

Tuy nhiên, có Insurance Certificate không đồng nghĩa với việc mọi tổn thất đều được bồi thường. Quyền lợi thực tế phụ thuộc vào điều kiện bảo hiểm, nguyên nhân tổn thất và các điều khoản loại trừ.

Insurance Certificate do ai phát hành?

Insurance Certificate thường được phát hành bởi:

• Doanh nghiệp bảo hiểm.

• Đại lý hoặc đơn vị đại diện được doanh nghiệp bảo hiểm ủy quyền hợp lệ.

• Đơn vị bảo hiểm chuyên cung cấp sản phẩm bảo hiểm hàng hóa vận chuyển quốc tế.

Doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu hoặc bên được giao nhiệm vụ mua bảo hiểm sẽ cung cấp thông tin lô hàng để đăng ký bảo hiểm.

Sau khi hồ sơ và điều kiện được chấp thuận, chứng từ sẽ được phát hành theo thỏa thuận.

2. Insurance Certificate được sử dụng khi nào?

Không phải mọi lô hàng xuất nhập khẩu đều bắt buộc phải có Insurance Certificate. Việc cần mua bảo hiểm và xuất trình chứng từ phụ thuộc vào điều kiện thương mại, hợp đồng mua bán, yêu cầu thanh toán và quy định áp dụng.

Khi xuất nhập khẩu theo điều kiện CIF và CIP

Trong Incoterms 2020, CIF và CIP là hai điều kiện thương mại quy định người bán có nghĩa vụ thu xếp bảo hiểm hàng hóa cho người mua theo mức bảo hiểm tối thiểu tương ứng.

CIF áp dụng cho vận tải biển và đường thủy nội địa, còn CIP có thể sử dụng cho nhiều phương thức vận chuyển.

Điểm cần lưu ý là dù người bán trả chi phí bảo hiểm và vận chuyển theo CIF hoặc CIP, rủi ro hàng hóa vẫn chuyển từ người bán sang người mua tại điểm giao hàng được quy định trong từng điều kiện. Không nên nhầm nơi thanh toán cước đến với thời điểm chuyển giao rủi ro.

Theo ICC, mức bảo hiểm mặc định của CIF và CIP khác nhau, nên doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện áp dụng thay vì cho rằng hai điều kiện đều có mức bảo vệ giống nhau.

Khi xuất nhập khẩu theo FOB, EXW hoặc DAP

Đối với các điều kiện như FOB, EXW hoặc DAP, Incoterms không đặt ra nghĩa vụ chung bắt buộc người bán phải mua bảo hiểm hàng hóa cho người mua.

Tuy nhiên, người mua hoặc người bán vẫn có thể chủ động thu xếp bảo hiểm theo phạm vi trách nhiệm và rủi ro mà mình phải chịu.

Ví dụ:

Một doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu máy móc từ Trung Quốc theo điều kiện FOB Shanghai.

Người mua chịu rủi ro theo quy định FOB kể từ khi hàng được giao lên tàu tại cảng xếp hàng. Vì vậy, người mua có thể cân nhắc mua bảo hiểm để bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển từ cảng Shanghai về Việt Nam.

Khi thanh toán bằng thư tín dụng (L/C)

L/C (Letter of Credit) là phương thức thanh toán bằng thư tín dụng, theo đó ngân hàng xử lý thanh toán dựa trên các điều kiện và chứng từ quy định trong thư tín dụng.

Nếu L/C yêu cầu Insurance Certificate, người xuất khẩu cần bảo đảm chứng từ bảo hiểm đáp ứng các điều khoản liên quan.

Những thông tin cần đặc biệt chú ý gồm:

• Đơn vị phát hành và chữ ký hợp lệ.

• Ngày chứng từ và thời điểm bảo hiểm có hiệu lực.

• Số tiền bảo hiểm và loại tiền tệ.

• Điều kiện bảo hiểm.

• Số bản gốc cần xuất trình.

• Các yêu cầu khác được quy định trong L/C.

Theo Điều 28 UCP 600, ngân hàng có những quy tắc cụ thể về việc chấp nhận chứng từ bảo hiểm. Ví dụ, ngày chứng từ thông thường không được muộn hơn ngày giao hàng, trừ khi chứng từ cho thấy bảo hiểm có hiệu lực không muộn hơn ngày giao hàng.

Lưu ý: Một chứng từ có thể xác nhận bảo hiểm hợp lệ nhưng vẫn không đáp ứng toàn bộ yêu cầu của L/C. Doanh nghiệp nên đối chiếu trước khi xuất trình cho ngân hàng.

3. Nội dung của Insurance Certificate gồm những gì?

Mẫu Insurance Certificate có thể khác nhau tùy doanh nghiệp bảo hiểm. Tuy nhiên, chứng từ thường bao gồm các thông tin quan trọng sau:

Ví dụ minh họa Insurance Certificate

INSURANCE CERTIFICATE

Certificate No.

IC-2026-001

Insured

ABC Import Co., Ltd.

Description of Goods

Electronic Components

Route

Shanghai → Ho Chi Minh City

Invoice Value

USD 50,000

Sum Insured

USD 55,000

Conditions

Institute Cargo Clauses (A)

Issue Date

12 October 2026

Example for educational purposes only

Giả sử doanh nghiệp nhập khẩu lô linh kiện điện tử trị giá 50.000 USD và thống nhất số tiền bảo hiểm bằng 110% giá trị hóa đơn.

Khi đó, số tiền bảo hiểm minh họa là 55.000 USD.

Bên nhận hàng cần kiểm tra xem thông tin trên chứng từ có phù hợp với hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, vận đơn và yêu cầu bảo hiểm thực tế hay không.

Đặc biệt: Số tiền bảo hiểm không phải khoản tiền chắc chắn sẽ được nhận khi có tổn thất. Khoản bồi thường thực tế còn phụ thuộc giá trị thiệt hại, giới hạn trách nhiệm, mức miễn thường và các điều khoản bảo hiểm.

4. Phân biệt Insurance Certificate và Insurance Policy

Hai thuật ngữ Insurance Certificate và Insurance Policy thường xuất hiện trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu nhưng không hoàn toàn giống nhau.

Một điểm đáng chú ý theo UCP 600 Điều 28 là Insurance Policy có thể được chấp nhận thay thế Insurance Certificate, nhưng không được mặc nhiên hiểu rằng Insurance Certificate luôn có thể thay thế Insurance Policy nếu thư tín dụng yêu cầu loại chứng từ cụ thể.

Ví dụ, doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa nhiều lần trong năm có thể sử dụng hợp đồng bảo hiểm bao. Với mỗi lô hàng, doanh nghiệp khai báo thông tin và được cấp giấy chứng nhận bảo hiểm tương ứng.

Ngược lại, nếu mua bảo hiểm cho một lô hàng riêng biệt, doanh nghiệp có thể nhận đơn bảo hiểm hoặc một hình thức chứng từ được chấp thuận khác.

Doanh nghiệp nên xác nhận loại chứng từ được yêu cầu trước khi phát hành, đặc biệt với lô hàng thanh toán bằng L/C.

5. Các điều kiện bảo hiểm hàng hóa ICC (A), ICC (B), ICC (C)

Một trong những thông tin quan trọng nhất trên Insurance Certificate là điều kiện bảo hiểm.

Trong vận chuyển hàng hóa quốc tế, ba bộ điều kiện phổ biến là Institute Cargo Clauses (A), (B) và (C).

Institute Cargo Clauses (A)

ICC (A) có phạm vi bảo hiểm tiêu chuẩn rộng nhất trong ba bộ điều kiện.

Điều kiện này bảo hiểm nhiều rủi ro mất mát hoặc hư hỏng vật chất bất ngờ đối với hàng hóa, ngoại trừ những trường hợp được loại trừ.

ICC (A) có thể phù hợp với hàng hóa có giá trị cao, dễ hư hỏng do tác động bên ngoài hoặc phải trải qua nhiều công đoạn bốc xếp, tùy đánh giá rủi ro.

Tuy nhiên, cách gọi phổ biến All Risks không có nghĩa mọi rủi ro đều được bảo hiểm.

Institute Cargo Clauses (B)

ICC (B) bảo hiểm những rủi ro được liệt kê cụ thể trong điều khoản, với phạm vi rộng hơn ICC (C).

Một số rủi ro có thể thuộc phạm vi của ICC (B) gồm cháy nổ, tai nạn phương tiện và một số tổn thất liên quan đến thiên tai hoặc nước xâm nhập, tùy điều kiện áp dụng.

Institute Cargo Clauses (C)

ICC (C) có phạm vi bảo hiểm tiêu chuẩn hẹp nhất trong ba bộ điều kiện.

Điều kiện này chủ yếu tập trung vào một số rủi ro lớn được liệt kê, chẳng hạn như cháy, nổ, tai nạn nghiêm trọng của phương tiện vận tải và những sự kiện được quy định cụ thể khác.

Bảng so sánh tổng quan:

Việc bảo hiểm thực tế còn phụ thuộc phiên bản điều khoản, phụ lục, điều kiện bổ sung và những trường hợp loại trừ.

Trước khi mua bảo hiểm, doanh nghiệp nên kiểm tra đặc điểm hàng hóa, tuyến đường, phương thức vận tải, số lần trung chuyển và mức độ rủi ro có thể phát sinh.

6. Cách tính giá trị và phí bảo hiểm hàng hóa

Giá trị bảo hiểm 110% là gì?

Trong một số giao dịch xuất nhập khẩu, số tiền bảo hiểm được yêu cầu bằng 110% giá trị hàng hóa theo cơ sở CIF hoặc CIP.

Theo Incoterms 2020, nghĩa vụ bảo hiểm trong CIF và CIP thường quy định mức tối thiểu 110% giá hợp đồng theo cơ sở áp dụng. UCP 600 cũng có quy tắc xác định mức bảo hiểm khi thanh toán L/C.

Công thức minh họa:

Số tiền bảo hiểm = Giá trị CIF × 110%

Ví dụ, lô hàng có giá trị CIF là 50.000 USD:

50.000 × 110% = 55.000 USD

Như vậy, số tiền bảo hiểm dự kiến là 55.000 USD.

Cách tính phí bảo hiểm hàng hóa

Một cách ước tính đơn giản là:

Phí bảo hiểm = Số tiền bảo hiểm × Tỷ lệ phí

Giả sử:

• Giá trị CIF: 50.000 USD.

• Số tiền bảo hiểm: 55.000 USD.

• Tỷ lệ phí giả định: 0,15%.

Phí bảo hiểm minh họa:

55.000 × 0,15% = 82,5 USD

Con số 82,5 USD chỉ là ví dụ tính toán, không phải báo giá bảo hiểm.

Phí thực tế phụ thuộc vào loại hàng, điều kiện bảo hiểm, tuyến vận chuyển, mức miễn thường, đơn vị bảo hiểm, điều kiện bổ sung và thuế, phí áp dụng.

7. Quy trình xin cấp Insurance Certificate

Quy trình xin cấp giấy chứng nhận bảo hiểm thường gồm các bước sau:

1. Chuẩn bị thông tin lô hàng

Tập hợp Invoice, thông tin hàng hóa, số lượng, giá trị, điểm đi, điểm đến và lịch trình vận chuyển.

2. Lựa chọn điều kiện bảo hiểm

Xác định phạm vi ICC (A), (B), (C) hoặc điều kiện khác phù hợp với hợp đồng và mức độ rủi ro.

3. Gửi yêu cầu bảo hiểm

Cung cấp thông tin cần thiết cho doanh nghiệp bảo hiểm hoặc đơn vị được ủy quyền.

4. Xác nhận điều kiện và phí

Kiểm tra số tiền bảo hiểm, phạm vi, mức miễn thường, ngày hiệu lực và mức phí.

5. Nhận chứng từ bảo hiểm

Nhận Insurance Certificate hoặc chứng từ bảo hiểm khác sau khi được chấp thuận phát hành.

6. Kiểm tra trước khi sử dụng

Đối chiếu chứng từ với bộ hồ sơ lô hàng và yêu cầu của hợp đồng hoặc L/C.

Doanh nghiệp nên thu xếp bảo hiểm trước khi bắt đầu giai đoạn vận chuyển cần được bảo hiểm. Không nên đợi đến khi hàng đã gặp sự cố mới xác nhận hiệu lực.

8. Checklist kiểm tra Insurance Certificate trước khi giao hàng

Đây là bước quan trọng để hạn chế sai sót trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Trước khi gửi chứng từ cho khách hàng hoặc ngân hàng, hãy kiểm tra những nội dung sau.

Checklist kiểm tra chứng từ

Đánh dấu những mục đã kiểm tra.

0/12

• Tên người được bảo hiểm chính xác
• Thông tin doanh nghiệp bảo hiểm và chữ ký hợp lệ
• Mô tả hàng hóa phù hợp với Invoice
• Tuyến vận chuyển và địa điểm bảo hiểm chính xác
• Số tiền bảo hiểm đáp ứng hợp đồng hoặc L/C
• Đồng tiền bảo hiểm phù hợp
• Điều kiện bảo hiểm đúng yêu cầu
• Bảo hiểm có hiệu lực đúng thời điểm
• Số vận đơn hoặc thông tin vận chuyển liên quan chính xác, nếu được thể hiện
• Người thụ hưởng và yêu cầu chuyển nhượng phù hợp, nếu có
• Số lượng chứng từ gốc đáp ứng yêu cầu
• Thông tin khiếu nại và liên hệ bồi thường rõ ràng
• Đặt lại Sao chép checklist

Checklist mang tính hỗ trợ nghiệp vụ. Với L/C hoặc hợp đồng có yêu cầu riêng, cần kiểm tra thêm toàn bộ điều khoản tương ứng.

Để giảm nguy cơ sai sót, Insurance Certificate nên được đối chiếu với các chứng từ:

• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)

• Packing List (Phiếu đóng gói).

• Bill of Lading hoặc Air Waybill (Vận đơn).

• Sales Contract (Hợp đồng mua bán).

• Letter of Credit – L/C (Thư tín dụng), nếu có.

Ví dụ, nếu Invoice ghi giá trị 80.000 USD nhưng Insurance Certificate chỉ thể hiện số tiền bảo hiểm 70.000 USD, trong khi L/C yêu cầu bảo hiểm bằng 110% giá trị hóa đơn, chứng từ có thể không đáp ứng điều kiện xuất trình.

Doanh nghiệp cần yêu cầu kiểm tra, điều chỉnh chứng từ trước khi hoàn tất bộ hồ sơ thanh toán.

9. Những lỗi thường gặp trên Insurance Certificate

9.1. Sai thông tin người được bảo hiểm

Tên doanh nghiệp, người được bảo hiểm hoặc người thụ hưởng không phù hợp với hợp đồng có thể gây khó khăn khi sử dụng chứng từ.

Cách xử lý: Kiểm tra với đơn vị bảo hiểm và yêu cầu điều chỉnh nếu cần.

9.2. Số tiền bảo hiểm không đáp ứng yêu cầu

Nếu số tiền bảo hiểm thấp hơn mức yêu cầu của hợp đồng hoặc L/C, doanh nghiệp có thể gặp vấn đề khi thanh toán hoặc đối mặt với khoảng thiếu bảo hiểm.

Cách xử lý: Đối chiếu giá trị Invoice, điều kiện CIF/CIP và mức bảo hiểm được yêu cầu.

9.3. Sai ngày hiệu lực bảo hiểm

Nếu giai đoạn xảy ra tổn thất nằm ngoài thời hạn bảo hiểm, khả năng được bồi thường có thể bị ảnh hưởng.

Cách xử lý: Kiểm tra thời điểm bắt đầu bảo hiểm, lịch giao hàng và thời hạn vận chuyển được bảo hiểm.

9.4. Chọn điều kiện bảo hiểm không phù hợp

Doanh nghiệp có thể hiểu nhầm rằng Insurance Certificate bảo vệ hàng hóa trước tất cả các rủi ro.

Thực tế, phạm vi bảo hiểm phụ thuộc vào điều kiện được lựa chọn.

Cách xử lý: Kiểm tra ICC (A), (B), (C) và các điều khoản loại trừ, đặc biệt với hàng có giá trị cao hoặc dễ hư hỏng.

9.5. Thông tin chứng từ không đồng nhất

Những sai lệch về mô tả hàng hóa, số lượng, hành trình hoặc thông tin vận đơn có thể tạo ra vấn đề khi kiểm tra bộ chứng từ.

Cách xử lý: Thực hiện kiểm tra chéo toàn bộ hồ sơ trước khi gửi cho ngân hàng hoặc đối tác.

10. Cần làm gì khi hàng hóa bị tổn thất?

Khi hàng hóa bị hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp cần hành động sớm để bảo vệ quyền lợi.

Các bước tham khảo:

- Ghi nhận hiện trạng: Chụp ảnh, quay video và lập biên bản ghi nhận tổn thất.

- Thông báo cho các bên liên quan: Liên hệ doanh nghiệp bảo hiểm, đơn vị vận chuyển và các bên chịu trách nhiệm.

- Hạn chế tổn thất phát sinh: Thực hiện biện pháp hợp lý để bảo quản hàng hóa.

- Phối hợp giám định: Sắp xếp kiểm tra hoặc giám định theo hướng dẫn của doanh nghiệp bảo hiểm.

- Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu bồi thường: Thu thập Insurance Certificate, Invoice, Packing List, vận đơn, biên bản giám định và chứng cứ liên quan.

- Theo dõi kết quả giải quyết: Bổ sung tài liệu theo yêu cầu và theo dõi tiến độ xử lý.

Thời hạn thông báo và hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào điều khoản bảo hiểm, hợp đồng vận chuyển và quy định pháp luật áp dụng.

Doanh nghiệp cần giữ lại chứng cứ và thực hiện thông báo kịp thời, tránh làm ảnh hưởng đến quyền yêu cầu bồi thường.

11. Các câu hỏi thường gặp về Insurance Certificate

Insurance Certificate có bắt buộc trong xuất nhập khẩu không?

Không phải tất cả lô hàng đều bắt buộc có Insurance Certificate. Yêu cầu có thể xuất phát từ hợp đồng, Incoterms, L/C hoặc quy định liên quan đến giao dịch cụ thể.

Insurance Certificate có phải là vận đơn không?

Không. Insurance Certificate xác nhận thông tin bảo hiểm của hàng hóa, còn Bill of Lading là chứng từ vận tải có chức năng khác, bao gồm việc xác nhận nhận hàng để vận chuyển và các chức năng pháp lý khác tùy loại vận đơn.

Insurance Certificate có phải giấy chứng nhận xuất xứ C/O không?

Không. Insurance Certificate là giấy chứng nhận bảo hiểm, trong khi Certificate of Origin (C/O) là chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Hai chứng từ có mục đích hoàn toàn khác nhau.

Ai là người mua bảo hiểm khi giao hàng CIF?

Theo CIF Incoterms 2020, người bán có trách nhiệm thu xếp bảo hiểm theo mức bảo hiểm tối thiểu quy định, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

FOB có bắt buộc mua Insurance Certificate không?

Theo FOB Incoterms, không có nghĩa vụ chung bắt buộc người bán phải mua bảo hiểm cho người mua. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể chủ động mua bảo hiểm để hạn chế rủi ro trong phạm vi trách nhiệm của mình.

Insurance Certificate có thể thay thế Insurance Policy không?

Không phải trong mọi trường hợp. Việc chấp nhận phụ thuộc vào loại chứng từ được yêu cầu và quy tắc áp dụng. Đặc biệt, UCP 600 cho phép Insurance Policy thay cho Insurance Certificate theo quy định tại Điều 28, nhưng không quy định quyền thay thế tự động theo chiều ngược lại.

Có Insurance Certificate thì chắc chắn được bồi thường không?

Không. Doanh nghiệp bảo hiểm chỉ xem xét bồi thường khi tổn thất thuộc phạm vi bảo hiểm và đáp ứng các điều kiện của hợp đồng.

12. VICO Logistics hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chứng từ và rủi ro vận chuyển

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, Insurance Certificate chỉ là một phần của bộ chứng từ logistics.

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp cần phối hợp thông tin giữa đơn vị vận chuyển, bộ phận chứng từ, bên mua bán, ngân hàng và doanh nghiệp bảo hiểm.

Việc kiểm tra thông tin từ sớm giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi chuẩn bị hồ sơ, giao hàng và xử lý những yêu cầu phát sinh.

Với định hướng cung cấp giải pháp logistics quốc tế, VICO Logistics có thể là đầu mối tư vấn và phối hợp các vấn đề liên quan đến vận chuyển, chứng từ và thủ tục xuất nhập khẩu theo nhu cầu của từng lô hàng.

Đối với yêu cầu bảo hiểm chuyên biệt, doanh nghiệp nên làm việc với nhà bảo hiểm hoặc đơn vị được ủy quyền để xác nhận phạm vi và quyền lợi bảo hiểm.

Bạn đang chuẩn bị một lô hàng xuất nhập khẩu và chưa chắc bộ chứng từ đã phù hợp?

Hãy liên hệ VICO Logistics, cung cấp tuyến vận chuyển, loại hàng, điều kiện Incoterms và yêu cầu chứng từ để được tư vấn phương án logistics phù hợp