Khi doanh nghiệp chuẩn bị mua hàng từ Trung Quốc, Mỹ, châu Âu hoặc một thị trường khác, một trong những tài liệu đầu tiên xuất hiện thường là Sales Contract.

Nhiều người kiểm tra rất kỹ giá hàng nhưng lại ký hợp đồng mà chưa để ý đầy đủ đến:

• điều kiện giao hàng;
• địa điểm giao;
• thời điểm chuyển rủi ro;
• thời hạn thanh toán;
• chứng từ người bán phải cung cấp;
• yêu cầu về C/O;
• thời gian giao hàng;
• cách xử lý khi hàng sai hoặc giao chậm.

Vấn đề thường chỉ xuất hiện sau đó:

đã chuyển tiền → hàng chuẩn bị xong → chứng từ phát hành → hàng lên đường → mới phát hiện thông tin không thống nhất.

Vì vậy, hiểu Sales Contract là gì chưa đủ.

Điều quan trọng hơn là biết:

Sales Contract cần ghi gì và phải kiểm tra những gì trước khi ký?

1. Sales Contract là gì?

Sales Contract có thể hiểu là hợp đồng mua bán, và trong bối cảnh xuất nhập khẩu thường được gọi là hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế hoặc hợp đồng ngoại thương.

Đây là thỏa thuận xác lập các quyền và nghĩa vụ chính giữa:

Seller – Người bán

và

Buyer – Người mua.

Trong một giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế, hợp đồng thường trả lời những câu hỏi cơ bản như:

• bán hàng gì;
• số lượng bao nhiêu;
• chất lượng thế nào;
• giá bao nhiêu;
• giao hàng ở đâu;
• bên nào chịu chi phí nào;
• khi nào phải giao;
• thanh toán bằng cách nào;
• phải cung cấp những chứng từ gì;
• nếu một bên không thực hiện đúng thì xử lý thế nào.

Ở cấp độ quốc tế, Công ước Liên Hợp Quốc về Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế CISG quy định nhiều vấn đề liên quan đến việc hình thành hợp đồng, nghĩa vụ của người bán và người mua cũng như biện pháp xử lý khi một bên vi phạm. UNCITRAL mô tả hợp đồng mua bán là một nền tảng cốt lõi của thương mại quốc tế.UNCITRAL

2. Sales Contract dùng để làm gì trong xuất nhập khẩu?

Đừng nhìn Sales Contract như một tài liệu riêng lẻ.

Trong thực tế, các điều khoản của hợp đồng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình phía sau:

Sales Contract

↓

Thanh toán

↓

Chuẩn bị hàng

↓

Vận chuyển

↓

Commercial Invoice

↓

Packing List

↓

C/O

↓

Vận đơn

↓

Thủ tục hải quan

↓

Giao hàng

ICC lưu ý rằng mô tả hàng hóa trong hợp đồng cần đủ rõ để có thể thống nhất với hóa đơn thương mại, chứng từ vận chuyển, thư tín dụng nếu có và các chứng từ khác dùng để chứng minh việc thực hiện hợp đồng hoặc phục vụ thủ tục quản lý

Đó là lý do doanh nghiệp không nên xem Sales Contract đơn thuần là:

“Giấy để hai bên ký.”

Nó thực tế là điểm xuất phát để nhiều bộ phận cùng triển khai lô hàng.

3. Sales Contract thường được lập khi nào?

Một quy trình mua hàng quốc tế đơn giản có thể diễn ra như sau:

Inquiry
(Yêu cầu báo giá)

↓

Quotation
(Báo giá)

↓

Negotiation
(Đàm phán)

↓

Proforma Invoice / Draft Contract
(Hóa đơn chiếu lệ / dự thảo hợp đồng)

↓

Sales Contract

↓

Payment / Deposit
(Thanh toán / đặt cọc)

↓

Production / Cargo Preparation
(Sản xuất / chuẩn bị hàng)

↓

Shipping
(Vận chuyển)

Tùy cách làm việc của hai doanh nghiệp, quy trình có thể khác nhau.

Điểm quan trọng là:

Những điều kiện quan trọng nên được thống nhất trước khi tiền được chuyển và trước khi hàng bắt đầu được vận chuyển.

4. Một Sales Contract thường gồm những nội dung nào?

Không có một bố cục duy nhất cho mọi giao dịch.

Tuy nhiên, với hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, doanh nghiệp thường cần chú ý ít nhất các nhóm sau:

• Thông tin các bên
• Tên và mô tả hàng hóa
• Chất lượng / quy cách
• Số lượng
• Giá
• Điều kiện giao hàng
• Thời gian giao
• Thanh toán
• Chứng từ
• Bao bì
• Kiểm tra / khiếu nại
• Luật áp dụng / tranh chấp.

ICC cũng cung cấp Model International Sale Contract – mẫu hợp đồng mua bán quốc tế, được thiết kế để cân bằng quyền lợi của người xuất khẩu và người nhập khẩu và dùng làm công cụ tham khảo khi soạn thảo giao dịch quốc tế. ICC - International Chamber of Commerce

Bây giờ hãy xem từng phần dưới góc nhìn thực tế.

5. Kiểm tra thông tin người bán và người mua

Đầu tiên cần xác định chính xác hai bên ký hợp đồng.

Thông tin thường gồm:

• Seller (Người bán)
• tên doanh nghiệp;
• địa chỉ;
• quốc gia;
• thông tin liên hệ;
• thông tin ngân hàng nếu liên quan.
• Buyer (Người mua)
• tên doanh nghiệp;
• địa chỉ;
• quốc gia;
• thông tin liên hệ.

Không nên chỉ nhìn tên viết tắt.

Ví dụ:

Báo giá do ABC Shenzhen Ltd. gửi.

Nhưng Sales Contract lại do XYZ Hong Kong Ltd. đứng tên bán.

Trong trường hợp đó cần hiểu:

Bên nào thực sự là người bán?

Tiền được chuyển cho công ty nào?

Invoice sẽ do ai phát hành?

Người xuất khẩu trên chứng từ là ai?

Những điểm này nên được làm rõ trước khi chuyển tiền.

6. Tên hàng và mô tả sản phẩm

Đây là một trong những phần quan trọng nhất.

Không nên chỉ ghi một tên thương mại quá chung chung như:

• Machine Parts
• Accessories
• Controller
• Equipment

Một mô tả tốt hơn có thể gồm:

Tên sản phẩm + model + quy cách + vật liệu + đặc điểm cần thiết.

Ví dụ:

Thay vì:

Controller

có thể cần thông tin rõ hơn về loại bộ điều khiển, model và thông số có liên quan.

Việc mô tả rõ giúp các bước sau dễ đối chiếu với:

• Invoice;
• Packing List;
• catalogue;
• C/O;
• khai báo hải quan;
• và HS Code.

7. Chất lượng và quy cách hàng hóa

Với hàng công nghiệp, nguyên liệu hoặc sản phẩm đặt sản xuất riêng, chỉ có tên hàng là chưa đủ.

Có thể cần quy định:

• model;
• kích thước;
• vật liệu;
• màu;
• tiêu chuẩn;
• công suất;
• thông số kỹ thuật;
• xuất xứ;
• mẫu đã được duyệt.

Ví dụ:

Nếu buyer đặt:

Stainless Steel Valve

thì có thể cần làm rõ:

loại thép;

kích thước;

tiêu chuẩn kỹ thuật;

áp suất;

model.

Mục tiêu là giảm tình trạng:

Buyer nghĩ đang mua A nhưng seller hiểu là B.

8. Số lượng và dung sai

Phần Quantity (số lượng) tưởng đơn giản nhưng vẫn cần rõ.

Ví dụ:

• 1,000 pcs
• khác với:
• 1,000 pcs ±5%
• Nếu hàng là:
• nguyên liệu;
• hàng rời;
• hóa chất;
• hàng cân theo trọng lượng;
• có thể cần làm rõ dung sai số lượng hoặc trọng lượng được chấp nhận.

Ngoài ra cần kiểm tra đơn vị:

• PCS – cái;
• SET – bộ;
• KG – kilogram;
• MT – tấn;
• CBM – mét khối.

9. Giá hàng và tổng giá trị hợp đồng

Phần Price (giá) cần kiểm tra ít nhất:

• Unit Price (đơn giá)
• Quantity (số lượng)
• Total Amount (tổng giá trị)
• Currency (đồng tiền thanh toán).

Ví dụ:

USD 10 / piece

× 1,000 pieces

= USD 10,000

Nhưng chưa đủ.

Cần kiểm tra giá đó được hiểu theo điều kiện giao hàng nào.

Ví dụ:

USD 10,000 FOB Shenzhen

và:

USD 10,000 DDP Ho Chi Minh City

là hai cấu trúc chi phí và trách nhiệm hoàn toàn khác nhau.

10. Incoterms trong Sales Contract

Đây là phần đặc biệt quan trọng với hợp đồng quốc tế.

• Incoterms® là bộ quy tắc thương mại quốc tế do ICC phát triển.
• Incoterms giúp phân bổ giữa người bán và người mua những vấn đề quan trọng như:
• chi phí vận chuyển;
• rủi ro mất mát hoặc hư hỏng hàng;
• trách nhiệm liên quan đến thủ tục xuất hoặc nhập khẩu tùy điều kiện.

ICC nhấn mạnh Incoterms là thành phần quan trọng của hợp đồng mua bán quốc tế vì chúng xác định phần nào của quá trình giao hàng đã được tính trong giá và cách phân chia trách nhiệm giữa buyer và seller.

Một số điều kiện thường gặp:

• EXW
• FCA
• FOB
• CFR
• CIF
• CPT
• CIP
• DAP
• DPU
• DDP.

Không nên chỉ ghi:

FOB

Mà nên ghi đầy đủ địa điểm và phiên bản.

Ví dụ:

FOB Shenzhen, Incoterms® 2020

hoặc:

DAP Ho Chi Minh City, Vietnam, Incoterms® 2020

Địa điểm cụ thể cực kỳ quan trọng.

11. Thời gian giao hàng

Một câu như:

Delivery: ASAP

rất khó dùng để quản lý thực tế.

Nên làm rõ hơn:

• ngày giao dự kiến;
• khoảng thời gian giao;
• giao một lần hay nhiều lần;
• thời điểm bắt đầu tính thời gian sản xuất;
• có phụ thuộc vào ngày nhận tiền đặt cọc hay không.

Ví dụ:

Hàng sẵn sàng trong vòng 20 ngày sau khi người bán nhận tiền đặt cọc.

sẽ rõ hơn:

Delivery soon.

Với doanh nghiệp đang có kế hoạch sản xuất hoặc bán hàng, delivery time (thời gian giao hàng) có thể ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ chuỗi phía sau.

12. Phương thức thanh toán

Sales Contract cần quy định rõ:

• thanh toán bằng đồng tiền nào;
• thanh toán bao nhiêu phần trăm;
• thanh toán khi nào;
• thanh toán bằng phương thức gì;
• chứng từ nào là điều kiện để thanh toán nếu có.

Một số phương thức thường gặp:

T/T – Telegraphic Transfer

Có thể hiểu đơn giản là chuyển tiền qua ngân hàng.

Ví dụ:

30% deposit + 70% before shipment

tức:

đặt cọc 30%, thanh toán 70% còn lại trước khi vận chuyển.

L/C – Letter of Credit

Thư tín dụng, là phương thức thanh toán qua ngân hàng dựa trên các điều kiện và bộ chứng từ quy định.

Điểm quan trọng không phải chỉ biết T/T hay L/C nghĩa là gì.

Cần hỏi:

Thời điểm thanh toán có phù hợp với mức độ rủi ro của giao dịch không?

13. Bộ chứng từ người bán phải cung cấp

Đây là phần rất đáng đưa vào Sales Contract nhưng thường bị viết quá sơ sài.

Tùy lô hàng, có thể cần:

• Commercial Invoice
• Hóa đơn thương mại
• Packing List
• Phiếu đóng gói
• Bill of Lading
• Vận đơn đường biển
• hoặc chứng từ vận chuyển tương ứng.
• Certificate of Origin – C/O
• Giấy chứng nhận xuất xứ
• Certificate of Quality
• Chứng nhận chất lượng
• Certificate of Analysis
• Phiếu phân tích, nếu mặt hàng yêu cầu.
• Insurance Certificate
• Chứng nhận bảo hiểm, tùy điều kiện giao hàng.
• Không phải lô hàng nào cũng cần tất cả các chứng từ trên.

Vấn đề quan trọng là:

Buyer cần chứng từ nào để nhập hàng thì nên xác định càng sớm càng tốt.

14. Đặc biệt lưu ý C/O

Ví dụ doanh nghiệp nhập hàng:

China → Vietnam

và đang kỳ vọng sử dụng C/O phù hợp để xem xét hưởng ưu đãi thuế.

Nếu C/O là một phần quan trọng trong phương án nhập khẩu, không nên đến lúc hàng chuẩn bị chạy mới hỏi:

“Supplier có làm C/O được không?”

Nên làm rõ trước:

• có cung cấp C/O hay không;
• loại C/O dự kiến;
• thông tin hàng hóa;
• xuất xứ;
• và những điều kiện cần thiết liên quan.

Điều này đặc biệt quan trọng bởi Sales Contract có thể ảnh hưởng đến các tài liệu phát hành sau đó.

15. Bao bì và ký mã hiệu hàng hóa

Packing (đóng gói) cũng không nên xem nhẹ.

• Tùy hàng hóa có thể quy định:
• carton;
• pallet;
• wooden case – thùng gỗ;
• chống ẩm;
• chống va đập;
• bao bì xuất khẩu;
• số lượng sản phẩm mỗi kiện.
• Nếu hàng:
• dễ vỡ;
• máy móc;
• hàng giá trị cao;
• hàng phải vận chuyển đường dài;

thì tiêu chuẩn đóng gói càng cần rõ.

16. Kiểm tra hàng và khiếu nại

Hai bên nên hiểu rõ:

• Ai chịu trách nhiệm kiểm tra hàng?
• Kiểm tra ở đâu?
• Khi nào?
• Có bên kiểm định thứ ba không?
• Người mua có bao lâu để khiếu nại?

Một vấn đề phổ biến là:

hàng đã đến Việt Nam → mở kiện → phát hiện không đúng quy cách.

Lúc này phải quay lại Sales Contract để xem:

• tiêu chuẩn hàng hóa là gì;
• điều kiện kiểm tra;
• thời hạn khiếu nại;
• trách nhiệm của bên bán.

Do đó phần này cần được nghĩ đến trước khi ký, không phải sau khi xảy ra vấn đề.

17. Bất khả kháng

Force Majeure (bất khả kháng) đề cập đến những sự kiện ngoài khả năng kiểm soát hợp lý của các bên có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng.

Hợp đồng nên quy định rõ:

• sự kiện nào được xử lý theo điều khoản này;
• bên bị ảnh hưởng phải thông báo thế nào;
• thời hạn thông báo;
• hậu quả đối với nghĩa vụ giao hàng hoặc thực hiện hợp đồng.
• Không nên chỉ copy một đoạn mẫu dài mà không xem nó có phù hợp với giao dịch thực tế hay không.

18. Luật áp dụng và giải quyết tranh chấp

Đây là phần doanh nghiệp nhỏ thường bỏ qua nhất.

Hai bên nên xem xét:

Governing Law

Luật điều chỉnh hợp đồng

và:

Dispute Resolution

Cách giải quyết tranh chấp.

Ví dụ:

tòa án;

trọng tài thương mại.

Không nên để đến khi xảy ra tranh chấp mới hỏi:

“Hợp đồng này chịu luật nước nào?”

Với hợp đồng có giá trị lớn hoặc điều khoản pháp lý phức tạp, nên có luật sư thương mại quốc tế rà soát.

19. CISG là gì và vì sao doanh nghiệp Việt Nam nên biết?

CISG – United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods là Công ước Liên Hợp Quốc về Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế.

• CISG điều chỉnh nhiều vấn đề như:
• hình thành hợp đồng;
• nghĩa vụ giao hàng của người bán;
• nghĩa vụ thanh toán của người mua;
• sự phù hợp của hàng hóa;
• vi phạm hợp đồng;
• bồi thường;

chuyển rủi ro trong những trường hợp thuộc phạm vi của Công ước.

Việt Nam gia nhập CISG ngày 18/12/2015 và Công ước có hiệu lực đối với Việt Nam từ 01/01/2017. Trung Quốc cũng là thành viên của CISG. Điều này khiến CISG đặc biệt đáng quan tâm đối với một số giao dịch hàng hóa giữa doanh nghiệp Việt Nam và Trung Quốc.

Tuy nhiên, không nên đơn giản hiểu rằng:

“Việt Nam và Trung Quốc cùng tham gia CISG nên mọi hợp đồng tự động giống nhau.”

Phạm vi áp dụng còn phụ thuộc vào hoàn cảnh giao dịch, thỏa thuận của các bên và các vấn đề pháp lý cụ thể. Với hợp đồng lớn, doanh nghiệp nên được tư vấn pháp lý phù hợp.

20. Sales Contract liên quan thế nào đến bộ chứng từ xuất nhập khẩu?

Đây là phần doanh nghiệp nên kiểm tra rất kỹ.

Hãy hình dung:

Sales Contract

quy định:

1.000 sản phẩm Model ABC.

Commercial Invoice lại ghi:

1.000 Model ABD.

Packing List lại ghi:

950 pcs.

C/O lại dùng một mô tả khác.

Từng lỗi có thể nhỏ khi nhìn riêng lẻ.

Nhưng khi chúng xuất hiện trong cùng một lô hàng, việc xử lý có thể phức tạp hơn.

Do đó trước khi hàng được vận chuyển, nên đối chiếu chéo:

Sales Contract

↕

Commercial Invoice

↕

Packing List

↕

C/O

↕

Vận đơn

↕

Tờ khai hải quan

Mục tiêu không phải để tất cả tài liệu giống nhau từng chữ.

Mục tiêu là:

Các thông tin quan trọng về cùng một lô hàng phải nhất quán và hợp lý.

21. Sales Contract khác Proforma Invoice thế nào?

Sales Contract

Là hợp đồng xác định các thỏa thuận mua bán giữa các bên.

Proforma Invoice – PI

Hóa đơn chiếu lệ, thường được sử dụng ở giai đoạn báo giá hoặc xác nhận sơ bộ thông tin giao dịch.

• PI có thể thể hiện:
• sản phẩm;
• giá;
• số lượng;
• điều kiện giao hàng;
• thông tin thanh toán.

Nhưng không nên mặc định PI và một hợp đồng chi tiết luôn có cùng chức năng trong mọi trường hợp.

22. Sales Contract khác Commercial Invoice thế nào?

Đây là một nhầm lẫn phổ biến.

Sales Contract

Thỏa thuận các điều kiện giao dịch.

Commercial Invoice

Hóa đơn thương mại được phát hành cho giao dịch hàng hóa, thể hiện các thông tin thương mại liên quan đến lô hàng.

Có thể hiểu đơn giản:

Sales Contract = hai bên đã thỏa thuận gì

trong khi:

Commercial Invoice = thông tin thương mại của hàng hóa được bán trong giao dịch cụ thể.

23. Sales Contract khác Purchase Order thế nào?

Purchase Order – PO (đơn đặt hàng) thường do người mua phát hành để đặt hàng.

• PO có thể gồm:
• mã sản phẩm;
• số lượng;
• giá;
• thời gian giao;
• điều kiện mua hàng.

Trong một số mô hình giao dịch lâu dài, doanh nghiệp sử dụng:

Master Agreement (hợp đồng khung)

Purchase Orders ( đơn đặt hàng) cho từng đợt hàng.

Do đó không nên chỉ dựa vào tên tài liệu.

Quan trọng là:

Nội dung gì đã được hai bên thực sự thống nhất và có hiệu lực đối với giao dịch?

24. Ví dụ: kiểm tra Sales Contract cho lô hàng Trung Quốc → Việt Nam

Giả sử doanh nghiệp Việt Nam chuẩn bị nhập:

Industrial Controller

từ Shenzhen.

Supplier gửi hợp đồng:

Quantity: 500 pcs
Price: USD 40/pc
Total: USD 20,000
Incoterm: FOB
Payment: 30/70
Origin: China

Không nên nhìn thấy giá đúng rồi ký ngay.

Hãy kiểm tra theo thứ tự.

Bước 1 – Sản phẩm

• Tên hàng có đủ rõ không?
• Model?
• Thông số?
• Catalogue?
• Có khớp hàng doanh nghiệp đã duyệt không?

Bước 2 – Số lượng

500 pcs có đúng PO không?

Có phụ kiện đi kèm không?

Bước 3 – Giá

500 × USD 40 = USD 20,000.

Đồng tiền thanh toán là USD?

Bước 4 – Incoterms

“FOB” chưa đủ.

Cần xem:

FOB địa điểm/cảng nào?

Incoterms® phiên bản nào?

Bước 5 – Thời gian giao

20 ngày sau deposit?

Hay 20 ngày từ ngày ký?

Hai cách hiểu này có thể tạo ra lịch giao hoàn toàn khác.

Bước 6 – Thanh toán

30% deposit nghĩa là:

• USD 6,000.
• 70% còn lại:
• USD 14,000.

Thanh toán 70% ở thời điểm nào?

Trước shipment?

Sau khi có hình ảnh đóng hàng?

Sau bản copy vận đơn?

Cần rõ.

Bước 7 – Chứng từ

• Doanh nghiệp cần:
• Commercial Invoice;
• Packing List;
• vận đơn;
• C/O;
• tài liệu kỹ thuật.

Supplier có thể cung cấp đủ không?

Bước 8 – Kiểm tra nhập khẩu

Trước khi hàng chạy, tiếp tục kiểm tra:

• HS Code;
• thuế;
• chính sách nhập khẩu;
• yêu cầu chuyên ngành nếu có;
• C/O.

Đây là điểm Sales Contract bắt đầu kết nối trực tiếp với logistics và customs.

25. 10 lỗi thường gặp khi ký Sales Contract

1. Tên hàng quá chung chung

Không đủ để xác định chính xác sản phẩm.

2. Không ghi model hoặc specifications

Dễ dẫn đến tranh luận về hàng thực tế.

3. Incoterms không có địa điểm

Ví dụ chỉ ghi:

FOB.

4. Không ghi phiên bản Incoterms

Nên xác định phiên bản được hai bên sử dụng.

5. Payment terms không rõ

Ví dụ:

Balance before delivery.

“Delivery” ở thời điểm nào?

6. Delivery time không rõ

Ví dụ:

ASAP.

7. Không xác định bộ chứng từ

Đến khi hàng chạy mới phát hiện cần C/O.

8. Contract và Invoice không thống nhất

Tên hàng, giá, số lượng hoặc bên bán khác nhau.

9. Không có cơ chế xử lý hàng không đạt

Khi phát hiện lỗi mới bắt đầu thương lượng.

10. Không quan tâm luật áp dụng và tranh chấp

Đến khi xảy ra vấn đề mới kiểm tra.

26. Checklist kiểm tra Sales Contract trước khi ký

Nội dung	Kiểm tra
Tên pháp lý người bán	✓
Tên pháp lý người mua	✓
Tên hàng	✓
Model	✓
Thông số kỹ thuật	✓
Chất lượng	✓
Số lượng	✓
Đơn vị tính	✓
Đơn giá	✓
Tổng giá trị	✓
Đồng tiền thanh toán	✓
Incoterms	✓
Địa điểm giao hàng	✓
Phiên bản Incoterms	✓
Thời gian giao	✓
Phương thức thanh toán	✓
Tiền đặt cọc	✓
Thời điểm thanh toán còn lại	✓
Commercial Invoice	✓
Packing List	✓
C/O nếu cần	✓
Chứng từ vận chuyển	✓
Yêu cầu đóng gói	✓
Kiểm tra hàng	✓
Khiếu nại	✓
Bảo hành nếu có	✓
Bất khả kháng	✓
Luật áp dụng	✓
Giải quyết tranh chấp	✓
Người có thẩm quyền ký	✓

Một checklist như vậy rất phù hợp để VICO biến thành hình tải về / lead magnet sau này.

27. 5 câu hỏi nên hỏi trước khi ký Sales Contract

Nếu không có thời gian đọc toàn bộ hợp đồng ngay, hãy bắt đầu bằng 5 câu:

1. Chính xác tôi đang mua gì?

2. Giá này bao gồm những chi phí nào và theo Incoterms nào?

3. Tôi phải thanh toán bao nhiêu, vào thời điểm nào?

4. Người bán phải giao hàng và cung cấp những chứng từ nào?

5. Nếu hàng giao trễ, sai hoặc thiếu thì xử lý ra sao?

Nếu 5 câu này chưa trả lời được rõ ràng từ hợp đồng, doanh nghiệp nên kiểm tra thêm trước khi ký.

28. Với lô hàng nhập khẩu, Sales Contract nên được kiểm tra cùng logistics

Một sai lầm phổ biến là chia quá trình thành hai phần hoàn toàn tách biệt:

Sales mua hàng trước.

Sau đó:

Logistics xử lý sau.

Trong khi rất nhiều quyết định trong hợp đồng ảnh hưởng trực tiếp đến logistics.

Ví dụ:

Incoterms

ảnh hưởng đến:

ai book vận chuyển;

ai chịu cước;

phạm vi trách nhiệm;

địa điểm giao.

C/O

có thể ảnh hưởng đến kế hoạch thuế nhập khẩu.

Delivery date

ảnh hưởng đến:

booking;

lịch tàu;

trucking;

tồn kho.

Document requirement

ảnh hưởng đến:

customs clearance (thông quan);

thanh toán;

nhận hàng.

Do đó, với lô hàng quan trọng, nên kiểm tra các điều kiện logistics trước khi Sales Contract được khóa hoàn toàn.

29. VICO Logistics có thể hỗ trợ ở đâu?

VICO Logistics không thay thế luật sư trong việc đưa ra tư vấn pháp lý cho hợp đồng.

Nhưng dưới góc độ logistics, vận chuyển và thủ tục xuất nhập khẩu, VICO có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra các thông tin có liên quan đến việc thực hiện lô hàng, chẳng hạn:

Incoterms

↓

Tuyến vận chuyển

↓

Pickup / Delivery

↓

HS Code

↓

C/O

↓

Commercial Invoice

↓

Packing List

↓

Customs Requirements

↓

Customs Clearance

↓

Final Delivery

Điểm quan trọng là phát hiện những vấn đề vận hành trước khi hàng bắt đầu di chuyển.

30. Nếu bạn đã có Sales Contract từ supplier thì nên làm gì?

Đừng chỉ kiểm tra:

Price đúng chưa?

Hãy kiểm tra cả:

Product

→ đúng hàng chưa?

Quantity

→ đúng số lượng chưa?

Incoterms

→ trách nhiệm giao hàng thế nào?

Payment

→ trả tiền khi nào?

Documents

→ cần chứng từ gì?

C/O

→ có yêu cầu không?

Shipping

→ ai chịu trách nhiệm?

Import

→ hàng có nhập được không?

Customs

→ thông tin chứng từ có đủ để khai báo không?

Chỉ khi nhìn hợp đồng từ đầu đến cuối chuỗi cung ứng, doanh nghiệp mới thấy được các rủi ro có thể phát sinh.

Câu hỏi thường gặp về Sales Contract

Sales Contract tiếng Việt là gì?

Sales Contract thường được hiểu là hợp đồng mua bán. Trong xuất nhập khẩu, thuật ngữ này thường được dùng để nói đến hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế / hợp đồng ngoại thương.

Sales Contract có phải Commercial Invoice không?

Không.

Sales Contract thể hiện các thỏa thuận giữa người mua và người bán.

Commercial Invoice là hóa đơn thương mại của giao dịch.

Sales Contract có phải Proforma Invoice không?

Không hoàn toàn.

Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ, thường dùng ở giai đoạn báo giá hoặc xác nhận sơ bộ giao dịch. Sales Contract thường chứa hệ thống điều khoản đầy đủ hơn về quyền và nghĩa vụ của các bên.

Sales Contract có cần Incoterms không?

Trong giao dịch quốc tế, việc quy định điều kiện giao hàng rõ ràng rất quan trọng.

Nếu sử dụng Incoterms®, nên xác định đúng điều kiện + địa điểm + phiên bản, thay vì chỉ ghi FOB, CIF hoặc DAP một cách chung chung. ICC xem Incoterms là một thành phần quan trọng của hợp đồng thương mại quốc tế.

Sales Contract có cần C/O không?

Không phải giao dịch nào cũng cần C/O.

Nhưng nếu người mua cần C/O cho mục đích nhập khẩu hoặc xem xét ưu đãi thuế, yêu cầu này nên được làm rõ với người bán từ sớm.

Có Sales Contract rồi có cần Commercial Invoice không?

Trong một lô hàng xuất nhập khẩu, Commercial Invoice vẫn có vai trò riêng.

Hai tài liệu không đơn giản thay thế hoàn toàn cho nhau.

Ai nên kiểm tra Sales Contract trước khi ký?

Tùy giá trị và độ phức tạp của giao dịch, có thể cần phối hợp giữa:

bộ phận mua hàng;

sales;

kế toán;

logistics;

xuất nhập khẩu;

ngân hàng;

đơn vị vận chuyển;

và luật sư khi có vấn đề pháp lý quan trọng.

Kết luận

Sales Contract không chỉ trả lời:

“Hai bên mua bán với giá bao nhiêu?”

Một hợp đồng tốt cần làm rõ cả:

Mua gì

↓

Bao nhiêu

↓

Giá nào

↓

Giao thế nào

↓

Khi nào giao

↓

Thanh toán ra sao

↓

Cần chứng từ gì

↓

Ai chịu trách nhiệm gì

↓

Có sự cố thì xử lý thế nào

Với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, cách an toàn hơn không phải là:

Ký trước rồi xử lý logistics sau.

Mà là:

Kiểm tra các điều kiện có ảnh hưởng đến vận chuyển, chứng từ, C/O, hải quan và giao hàng trước khi hợp đồng được hoàn tất.