Trong hoạt động xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, hàng hóa thường được vận chuyển với tốc độ nhanh nhưng đòi hỏi thông tin chứng từ phải chính xác. Một trong những chứng từ quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần hiểu rõ là Air Waybill (AWB).

Air Waybill (AWB) là gì? Đây là vận đơn hàng không, được sử dụng để xác nhận việc tiếp nhận hàng hóa để vận chuyển, ghi nhận thông tin lô hàng và là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển hàng không.

Không chỉ dùng trong quá trình vận chuyển, AWB còn cung cấp thông tin để doanh nghiệp theo dõi hành trình, chuẩn bị thủ tục hải quan và phối hợp giao nhận hàng hóa tại sân bay đến.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa MAWB và HAWB, chưa biết cách đọc các trường trên vận đơn hoặc không biết phải sử dụng số nào để tra cứu tình trạng lô hàng.

Trong bài viết này, VICO Logistics sẽ giải thích chi tiết về Air Waybill, cách đọc và kiểm tra vận đơn hàng không, đồng thời hướng dẫn doanh nghiệp tránh những sai sót thường gặp trong quá trình xuất nhập khẩu.

1. Air Waybill (AWB) là gì?

Air Waybill (AWB), tiếng Việt gọi là vận đơn hàng không, là chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, xác nhận việc người vận chuyển tiếp nhận hàng và là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển giữa các bên liên quan.

AWB thường thể hiện những thông tin quan trọng như người gửi hàng, người nhận hàng, sân bay đi, sân bay đến, mô tả hàng hóa, số kiện, trọng lượng và thông tin về cước vận chuyển.

Theo Điều 57 Luật Hàng không dân dụng Việt Nam số 130/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, việc vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không phải có vận đơn hàng không. Luật cũng xác định AWB là chứng từ vận chuyển và là bằng chứng của việc giao kết hợp đồng, tiếp nhận hàng hóa và các điều kiện của hợp đồng.

1.1. Đặc điểm của Air Waybill

Một trong những đặc điểm quan trọng nhất của AWB là không phải chứng từ sở hữu hàng hóa có thể chuyển nhượng bằng ký hậu như một số loại vận đơn đường biển.

Điều này có nghĩa là việc nắm giữ AWB không tự động trao cho người giữ quyền sở hữu hoặc quyền nhận hàng.

Người vận chuyển giao hàng cho bên có quyền nhận theo hợp đồng và các quy định liên quan, sau khi đáp ứng các yêu cầu cần thiết.

Các đặc điểm chính của AWB gồm:

• Là chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không.

• Là bằng chứng về hợp đồng vận chuyển và việc tiếp nhận hàng hóa.

• Không phải chứng từ sở hữu hàng hóa có thể chuyển nhượng.

• Thể hiện thông tin hàng hóa, các bên và hành trình vận chuyển.

• Có thể được sử dụng để theo dõi tình trạng lô hàng.

• Có thể tồn tại dưới dạng giấy hoặc điện tử (e-AWB).

1.2. Air Waybill có chức năng gì?

AWB có nhiều chức năng trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế.

Xác nhận việc tiếp nhận hàng hóa

Khi người vận chuyển tiếp nhận hàng để chuyên chở, AWB là một trong những bằng chứng ghi nhận việc tiếp nhận theo thông tin và điều kiện được thể hiện.

Tuy nhiên, AWB không tự động chứng minh mọi thông tin do người gửi khai báo đã được hãng hàng không kiểm tra và xác nhận đầy đủ.

Là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển

AWB ghi nhận các thông tin liên quan đến thỏa thuận vận chuyển, các bên liên quan và điều kiện áp dụng.

Hỗ trợ quản lý hành trình

Thông qua số AWB, doanh nghiệp có thể tra cứu các thông tin vận chuyển được hãng hàng không hoặc đơn vị giao nhận cập nhật.

Hỗ trợ thủ tục xuất nhập khẩu

Thông tin AWB được sử dụng trong quá trình chuẩn bị và đối chiếu chứng từ vận chuyển, khai báo hải quan và xử lý hồ sơ hàng hóa theo yêu cầu.

Hỗ trợ giao nhận hàng hóa

Tại sân bay đến, AWB là một nguồn thông tin quan trọng để đơn vị vận chuyển, kho hàng và đại lý giao nhận xác định lô hàng và phối hợp thủ tục giao hàng.

1.3. Air Waybill do ai phát hành?

Tùy hình thức vận chuyển, AWB có thể được phát hành bởi hãng hàng không, đại lý được ủy quyền hoặc doanh nghiệp giao nhận vận tải (freight forwarder).

Cụ thể:

• Hãng hàng không thường phát hành Master Air Waybill (MAWB).

• Freight forwarder thường phát hành House Air Waybill (HAWB).

• Trong trường hợp đặt vận chuyển trực tiếp với hãng hàng không, thông tin người gửi và người nhận trên MAWB có thể là các bên thương mại thực tế.

Ví dụ, một doanh nghiệp tại Việt Nam xuất khẩu 300 kg linh kiện điện tử sang Singapore thông qua một freight forwarder.

Forwarder có thể phát hành HAWB cho doanh nghiệp xuất khẩu. Đồng thời, hãng hàng không phát hành MAWB theo quan hệ vận chuyển giữa hãng và bên đặt chỗ với hãng.

Hai chứng từ có thể cùng liên quan đến một lô hàng nhưng có vai trò khác nhau.

2. Phân biệt MAWB và HAWB trong vận tải hàng không

MAWB và HAWB là hai loại vận đơn thường gặp khi doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa quốc tế qua freight forwarder.

Hiểu rõ sự khác nhau giúp doanh nghiệp xác định đúng số vận đơn để tra cứu, phối hợp khai báo và xử lý giao nhận.

2.1. MAWB là gì?

MAWB (Master Air Waybill) là vận đơn chủ hàng không, thường do hãng hàng không hoặc đại lý được hãng ủy quyền phát hành.

MAWB ghi nhận việc vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng giữa hãng hàng không và bên gửi hàng trên vận đơn.

Trong hoạt động gom hàng, bên gửi hàng trên MAWB thường là freight forwarder hoặc công ty gom hàng.

Một MAWB có thể bao gồm nhiều lô hàng của những khách hàng khác nhau khi các lô hàng được gom chung theo phương án vận chuyển phù hợp.

2.2. HAWB là gì?

HAWB (House Air Waybill) là vận đơn nhà hàng không, thường do freight forwarder phát hành cho khách hàng của mình.

HAWB ghi nhận thông tin lô hàng và quan hệ vận chuyển giữa forwarder với khách hàng theo thỏa thuận áp dụng.

Trong hoạt động gom hàng, mỗi lô hàng của khách hàng có thể được quản lý bằng một HAWB riêng.

2.3. So sánh MAWB và HAWB

Các mối quan hệ trên phù hợp với mô hình vận chuyển MAWB/HAWB được Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam đề cập trong tài liệu chuyên ngành năm 2026.

2.4. Ví dụ thực tế về MAWB và HAWB

Giả sử ba doanh nghiệp Việt Nam cùng xuất khẩu hàng sang Singapore thông qua một freight forwarder.

Hãng hàng không

MAWB – Vận đơn chủ

Freight Forwarder

Quản lý lô hàng gom và HAWB

HAWB 01

Công ty A

Linh kiện

HAWB 02

Công ty B

Hàng may mặc

HAWB 03

Công ty C

Phụ tùng

Sơ đồ minh họa một MAWB liên kết với nhiều HAWB trong trường hợp gom hàng.

Forwarder phát hành ba HAWB để quản lý ba lô hàng riêng biệt.

Hãng hàng không có thể phát hành một MAWB cho lô hàng gom đó.

Vì vậy, khi cần biết chuyến bay và tình trạng vận chuyển do hãng hàng không cập nhật, doanh nghiệp thường sử dụng MAWB.

Khi cần làm rõ tình trạng lô hàng riêng, doanh nghiệp có thể sử dụng HAWB để trao đổi với forwarder.

3. Nội dung trên Air Waybill gồm những gì?

Một trong những nhu cầu thực tế nhất của người tìm kiếm AWB là hiểu các thông tin xuất hiện trên vận đơn.

Mẫu AWB hàng không thường có nhiều trường dữ liệu liên quan đến người gửi, người nhận, hành trình, tính chất hàng hóa và cước vận chuyển.

3.1. Những trường thông tin quan trọng trên AWB

Lưu ý: Không phải mẫu AWB nào cũng thể hiện tất cả các trường theo bố cục giống nhau. Tài liệu hướng dẫn AWB của IATA cung cấp cấu trúc tham chiếu cho các trường thông tin này.

IATA

3.2. Cách đọc số AWB 11 chữ số

Số MAWB tiêu chuẩn của hãng hàng không thường gồm 11 chữ số, chia thành ba thành phần:

Ví dụ số vận đơn chuẩn định dạng

777

Mã hãng – 3 số

–

1234567

Số thứ tự – 7 số

5

Số kiểm tra

Ví dụ theo tài liệu IATA: 777-12345675. Đây là số minh họa định dạng, không dùng để tra cứu lô hàng thật.

Cấu trúc gồm:

• 3 chữ số đầu: Mã nhận diện hãng hàng không phát hành.

• 7 chữ số tiếp theo: Số thứ tự vận đơn.

• 1 chữ số cuối: Số kiểm tra (check digit), theo phương pháp Modulus 7.

Theo tài liệu của IATA, số AWB tiêu chuẩn là mã nhận diện lô hàng với cấu trúc như trên.

Không nên áp dụng cấu trúc này để kết luận mọi số HAWB hoặc mã vận chuyển nhanh đều phải có 11 chữ số, vì các hệ thống này có thể sử dụng định dạng riêng.

3.3. Ví dụ cách đọc AWB của một lô hàng

Giả sử doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu 20 kiện phụ tùng máy móc sang Singapore:

Khi kiểm tra AWB, doanh nghiệp cần đặt những câu hỏi:

Tên người gửi và người nhận có chính xác không? Sân bay đến có đúng theo booking? Số kiện có khớp Packing List? Trọng lượng tính cước có phù hợp với dữ liệu đo thực tế? Và điều kiện thanh toán cước có đúng thỏa thuận?

Nếu phát hiện sai sót, nên liên hệ forwarder hoặc bên phát hành trước khi vận đơn được hoàn tất và sử dụng trong các bước nghiệp vụ tiếp theo.

4. Cách tra cứu Air Waybill để theo dõi lô hàng

Khi hàng hóa đã được gửi, doanh nghiệp thường muốn biết hàng đang ở đâu, đã khởi hành chưa và khi nào có thể tiến hành nhận hàng.

AWB là một trong những mã tham chiếu quan trọng phục vụ mục đích này.

4.1. Cách tra cứu bằng MAWB

Quy trình cơ bản:

1. Lấy số MAWB từ hãng hàng không hoặc forwarder.

2. Xác định hãng hàng không phát hành dựa trên thông tin vận đơn.

3. Truy cập trang Cargo Tracking chính thức của hãng.

4. Nhập số MAWB theo định dạng hệ thống yêu cầu.

5. Kiểm tra trạng thái vận chuyển và thời gian cập nhật.

Lưu ý, số AWB không phải lúc nào cũng cho thấy đầy đủ dữ liệu lô hàng ngay sau khi được cấp. Việc cập nhật còn phụ thuộc vào hệ thống vận hành và thời điểm tiếp nhận hàng.

4.2. Cách tra cứu bằng HAWB

Nếu doanh nghiệp nhận được HAWB, có thể liên hệ forwarder hoặc sử dụng hệ thống theo dõi của forwarder nếu được hỗ trợ.

Một số trường hợp, HAWB không thể tra cứu trực tiếp tại website của hãng hàng không.

Khi đó, doanh nghiệp có thể yêu cầu forwarder cung cấp MAWB liên quan hoặc cập nhật tình trạng lô hàng tương ứng.

4.3. Những trạng thái vận chuyển thường gặp

Ý nghĩa và thời điểm cập nhật có thể khác nhau giữa các hệ thống. Đặc biệt, trạng thái chuyến bay đã đến không đồng nghĩa với việc hàng đã được thông quan hoặc sẵn sàng nhận ngay.

4.4. Tại sao tra cứu AWB không ra thông tin?

Có một số nguyên nhân phổ biến:

• Số AWB được nhập sai.

• Người dùng nhập HAWB vào hệ thống chỉ hỗ trợ MAWB.

• Lô hàng chưa được hãng hàng không ghi nhận đầy đủ.

• Dữ liệu vận chuyển chưa được cập nhật.

• Hệ thống tra cứu của hãng hoặc forwarder bị chậm.

• Lô hàng được vận chuyển qua nhiều chặng hoặc có thay đổi lịch trình.

Khi gặp tình huống này, doanh nghiệp nên đối chiếu số vận đơn và liên hệ với đơn vị vận chuyển để xác nhận thông tin.

Không nên chỉ dựa trên việc tra cứu không có dữ liệu để kết luận hàng bị thất lạc.

5. Air Waybill và Bill of Lading khác nhau như thế nào?

Một câu hỏi thường gặp trong xuất nhập khẩu là AWB và Bill of Lading (B/L) có giống nhau không.

Cả hai đều là chứng từ vận chuyển, nhưng được sử dụng trong những phương thức vận tải khác nhau và có một số khác biệt quan trọng về mặt pháp lý.

5.1. Bill of Lading là gì?

Bill of Lading (B/L), hay vận đơn đường biển, là chứng từ do người vận chuyển hoặc bên có thẩm quyền phát hành trong vận tải biển, có thể đóng vai trò là biên nhận hàng hóa, bằng chứng hợp đồng vận chuyển và, với loại vận đơn phù hợp, chứng từ sở hữu có thể chuyển nhượng.

Không phải mọi B/L đều có khả năng chuyển nhượng. Ví dụ, vận đơn đích danh và vận đơn theo lệnh có đặc điểm khác nhau.

5.2. Bảng so sánh AWB và B/L

5.3. Vì sao AWB không phải chứng từ sở hữu hàng hóa?

Đặc điểm không chuyển nhượng của AWB khiến cách thức sử dụng vận đơn hàng không khác với vận đơn đường biển theo lệnh.

Trong vận tải hàng không, việc giao hàng không phụ thuộc vào cơ chế ký hậu và chuyển giao bản gốc AWB như cách áp dụng với một số vận đơn đường biển.

Thay vào đó, đơn vị vận chuyển xác định bên có quyền nhận hàng và thực hiện giao nhận theo hợp đồng cùng quy định liên quan.

Ví dụ thực tế:

Một doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu 100 kg linh kiện điện tử từ Singapore bằng đường hàng không.

Khi hàng đến sân bay Tân Sơn Nhất, người nhập khẩu không cần thực hiện thủ tục ký hậu bản gốc AWB theo cơ chế vận đơn đường biển theo lệnh.

Tuy nhiên, người nhận vẫn cần hoàn thành những thủ tục liên quan như khai báo hải quan, chứng minh quyền nhận hàng, thanh toán các khoản phí cần thiết và tuân thủ quy trình giao hàng của đơn vị khai thác.

Điểm này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp mới chuyển từ nhập hàng bằng đường biển sang đường hàng không.

6. Quy trình phát hành Air Waybill trong xuất nhập khẩu

Hiểu quy trình phát hành AWB giúp doanh nghiệp biết ở mỗi giai đoạn cần chuẩn bị và kiểm tra những gì.

Quy trình thực tế có thể khác nhau giữa các hãng hàng không và forwarder, nhưng thường gồm các bước cơ bản sau.

1.Gửi yêu cầu vận chuyển

Doanh nghiệp cung cấp tuyến bay, tên hàng, số kiện, trọng lượng, kích thước, thời gian dự kiến và yêu cầu đặc biệt.

2.Xác nhận booking

Forwarder hoặc hãng hàng không xác nhận phương án đặt chỗ, lịch dự kiến và những điều kiện liên quan.

3.Chuẩn bị thông tin chứng từ

Khách hàng cung cấp Shipper, Consignee, Invoice, Packing List và các thông tin phục vụ vận chuyển.

4.Lập Draft AWB

Đơn vị phát hành chuẩn bị bản nháp để kiểm tra thông tin lô hàng.

5.Kiểm tra và xác nhận

Các bên rà soát người nhận, sân bay, mô tả hàng, số kiện, trọng lượng và điều kiện cước.

6.Tiếp nhận hàng và hoàn tất AWB

Sau khi hàng được xử lý theo quy trình tiếp nhận, dữ liệu và chứng từ được hoàn tất theo nghiệp vụ áp dụng.

Sử dụng số AWB để theo dõi, chuẩn bị thủ tục tại đầu đến và phối hợp giao hàng.

6.1. Draft AWB là gì?

Draft AWB là bản nháp vận đơn được chuẩn bị để các bên kiểm tra thông tin trước khi phát hành hoặc hoàn tất vận đơn theo quy trình áp dụng.

Các trường thông tin trên Draft AWB thường được lấy từ Shipping Instruction, Invoice, Packing List và dữ liệu booking.

Nếu phát hiện thông tin chưa chính xác, doanh nghiệp cần thông báo sớm cho bên lập vận đơn.

6.2. AWB được phát hành khi nào?

Số AWB và bản nháp có thể được chuẩn bị trước thời điểm hãng hàng không tiếp nhận hàng.

Việc hoàn tất AWB và xác nhận tiếp nhận hàng phụ thuộc vào quy trình khai thác, dữ liệu điện tử, tình trạng lô hàng và thỏa thuận với người vận chuyển.

Do đó, doanh nghiệp không nên hiểu rằng cứ có số AWB nghĩa là hàng đã được đưa lên máy bay.

Để xác định tình trạng thực tế, cần kiểm tra trạng thái tiếp nhận, khởi hành và đến nơi trên hệ thống vận chuyển.

7. Cách tính trọng lượng tính cước trên Air Waybill

Khi kiểm tra AWB hoặc báo giá vận tải hàng không, doanh nghiệp có thể thấy hai giá trị khác nhau:

• Gross Weight – Trọng lượng thực tế.

• Chargeable Weight – Trọng lượng tính cước.

Đây là một trong những vấn đề có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận chuyển.

7.1. Gross Weight là gì?

Gross Weight là tổng trọng lượng thực tế của hàng hóa, bao gồm bao bì và các thành phần được tính khi cân theo quy trình áp dụng.

Ví dụ, một lô hàng gồm 10 thùng, tổng trọng lượng cân thực tế là 120 kg.

Khi đó, Gross Weight của lô hàng là 120 kg.

7.2. Volumetric Weight là gì?

Volumetric Weight là trọng lượng quy đổi từ thể tích hàng hóa.

Vì máy bay có giới hạn cả về trọng lượng và không gian chứa hàng, những kiện hàng nhẹ nhưng chiếm nhiều diện tích có thể được tính cước theo trọng lượng thể tích.

Một công thức phổ biến trong vận tải hàng không là:

Volumetric Weight (kg) = (Length × Width × Height) ÷ 6000

Trong đó, các kích thước được tính bằng centimet.

Công thức chia cho 6.000 được sử dụng trong các quy tắc tính trọng lượng thể tích hàng không, dù đơn vị vận chuyển và loại dịch vụ cụ thể có thể áp dụng quy tắc tính khác theo biểu giá.

IATA

7.3. Chargeable Weight là gì?

Chargeable Weight là trọng lượng được sử dụng làm cơ sở tính cước.

Trong trường hợp áp dụng quy tắc trọng lượng thể tích thông thường, người vận chuyển sẽ so sánh trọng lượng thực tế và trọng lượng thể tích rồi lựa chọn mức lớn hơn, sau đó áp dụng quy tắc làm tròn hoặc mức cước liên quan.

7.4. Ví dụ tính trọng lượng hàng không

Giả sử một doanh nghiệp xuất khẩu 10 thùng hàng với thông tin:

• Kích thước mỗi thùng: 60 × 50 × 40 cm.

• Số lượng: 10 thùng.

• Tổng trọng lượng thực tế: 120 kg.

Trọng lượng thể tích mỗi thùng:

(60x50x40):6000=20kg

Tổng trọng lượng thể tích:

20x10=200kg

Kết quả tính trọng lượng minh họa

Gross Weight: 120 kg

Trọng lượng cân thực tế (Volumetric Weight): 200 kg

Trọng lượng quy đổi (Chargeable Weight): 200 kg

Trong ví dụ này, trọng lượng thể tích lớn hơn trọng lượng thực tế. Vì vậy, trọng lượng tính cước cơ bản là 200 kg, trước khi xét các quy tắc cước khác nếu có.

Điều này giải thích vì sao một lô hàng chỉ nặng 120 kg nhưng vẫn có thể được tính cước trên cơ sở 200 kg.

Doanh nghiệp nên cung cấp chính xác kích thước và trọng lượng ngay từ lúc yêu cầu báo giá để hạn chế chênh lệch chi phí.

8. Checklist kiểm tra Draft AWB trước khi phát hành

Kiểm tra Draft AWB là bước quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế lỗi chứng từ.

Trước khi xác nhận, nhân viên xuất nhập khẩu nên đối chiếu thông tin với bộ hồ sơ lô hàng.

Checklist kiểm tra vận đơn hàng không

Dùng để rà soát Draft AWB trước khi xác nhận.

0/12

• Đúng tên và địa chỉ Shipper
• Đúng tên và địa chỉ Consignee
• Đúng sân bay đi và sân bay đến
• Đúng thông tin định tuyến, chuyến bay nếu được thể hiện
• Đúng mô tả và tính chất hàng hóa
• Đúng số kiện (Pieces)
• Đúng Gross Weight
• Đúng Chargeable Weight và cơ sở tính
• Đúng điều kiện Freight Prepaid/Collect
• Đúng thông tin và yêu cầu hàng đặc biệt, nếu có
• Phù hợp với Invoice và Packing List
• Đã xác nhận các yêu cầu về thông báo, nhận hàng và chứng từ liên quan
• Đặt lại Sao chép checklist

Checklist hỗ trợ nghiệp vụ thông thường. Với hàng đặc biệt hoặc giao dịch có yêu cầu riêng, cần rà soát thêm các quy định áp dụng.

Nên đối chiếu AWB với những chứng từ nào?

Commercial Invoice: Kiểm tra tên các bên, mô tả hàng hóa và các dữ liệu giao dịch liên quan.

Packing List: Đối chiếu số kiện, trọng lượng, quy cách đóng gói và thông tin nhận dạng.

Shipping Instruction: Xác định các thông tin mà người gửi yêu cầu thể hiện trên vận đơn.

Booking Confirmation: Đối chiếu sân bay đi, sân bay đến và kế hoạch vận chuyển.

Chứng từ hàng đặc biệt: Nếu hàng thuộc diện cần khai báo hoặc xử lý đặc biệt, phải kiểm tra hồ sơ phù hợp theo quy định và yêu cầu của đơn vị vận chuyển.

Các chứng từ không nhất thiết phải có cách diễn đạt hoàn toàn giống nhau, nhưng cần bảo đảm tính chính xác và không có mâu thuẫn ảnh hưởng đến việc vận chuyển.

9. Những lỗi thường gặp trên Air Waybill và cách xử lý

9.1. Sai tên hoặc thông tin người nhận

Tên Consignee không đúng hoặc thiếu thông tin có thể khiến việc xác minh người nhận, gửi thông báo và xử lý giao hàng gặp khó khăn.

Cách xử lý: Kiểm tra lại với người nhận và liên hệ bên phát hành để điều chỉnh theo quy trình.

9.2. Sai sân bay đến

Đây là lỗi có thể ảnh hưởng đáng kể đến vận chuyển vì AWB liên quan trực tiếp đến hành trình và điểm đến của lô hàng.

Cách xử lý: Kiểm tra mã sân bay ba chữ cái và tên địa điểm trước khi xác nhận vận đơn.

9.3. Sai số kiện hoặc trọng lượng

Nếu AWB thể hiện số kiện hoặc trọng lượng không phù hợp với dữ liệu thực tế, doanh nghiệp có thể phải xử lý sai lệch trong quá trình khai thác, tính cước hoặc chứng từ.

Cách xử lý: Đối chiếu lại Packing List, số liệu cân đo và xác nhận của kho hàng.

9.4. Nhầm MAWB với HAWB

Doanh nghiệp nhập số HAWB vào hệ thống hãng hàng không và không tìm thấy lô hàng.

Cách xử lý: Xác định loại số vận đơn đang sử dụng, yêu cầu forwarder cung cấp MAWB nếu cần.

9.5. Sai điều kiện cước

Ví dụ, các bên thỏa thuận cước trả trước nhưng AWB thể hiện Collect.

Cách xử lý: Đối chiếu booking, báo giá và thỏa thuận thanh toán rồi yêu cầu chỉnh sửa nếu có sai sót.

9.6. Thông tin hàng hóa chưa phù hợp

Mô tả hàng hóa quá chung chung hoặc không phản ánh đúng tính chất hàng có thể khiến đơn vị vận chuyển yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung dữ liệu.

Cách xử lý: Cung cấp thông tin chính xác, tránh khai sai để rút ngắn quy trình. Với các loại hàng cần xử lý đặc biệt, cần tuân thủ đầy đủ yêu cầu an toàn và chứng từ.

9.7. Bảng tổng hợp lỗi

Lỗi	Ảnh hưởng tiềm ẩn	Hướng xử lý
Sai Consignee	Khó phối hợp giao hàng	Kiểm tra và điều chỉnh
Sai sân bay đến	Ảnh hưởng định tuyến	Xác nhận ngay với đơn vị vận chuyển
Sai số kiện	Chênh lệch dữ liệu	Đối chiếu với kho và Packing List
Sai Gross Weight	Sai thông tin hàng hóa	Kiểm tra số cân
Sai Chargeable Weight	Chênh lệch chi phí	Kiểm tra kích thước và quy tắc tính
Nhầm MAWB/HAWB	Tra cứu không ra dữ liệu	Sử dụng đúng hệ thống
Sai điều kiện cước	Phát sinh tranh chấp thanh toán	Đối chiếu thỏa thuận

Doanh nghiệp nên xử lý những sai sót này trước khi hoàn tất AWB và các thủ tục liên quan.

Nếu lỗi được phát hiện sau khi hàng đã vận chuyển, việc điều chỉnh có thể phụ thuộc vào sự chấp thuận của hãng hàng không, forwarder và những bên liên quan.

10. e-AWB là gì? Vận đơn hàng không điện tử có gì khác?

Cùng với quá trình số hóa logistics, vận đơn hàng không điện tử đang được áp dụng rộng rãi trong hoạt động vận tải hàng không quốc tế.

e-AWB (Electronic Air Waybill) là hình thức điện tử của vận đơn hàng không, trong đó hợp đồng vận chuyển được xác lập và quản lý bằng dữ liệu điện tử thay cho quy trình AWB giấy truyền thống, khi đáp ứng các điều kiện áp dụng.

Theo IATA, e-AWB là một thành phần quan trọng trong quá trình số hóa chứng từ vận tải hàng không và hướng đến giảm phụ thuộc vào chứng từ giấy.

10.1. Lợi ích của e-AWB

Việc sử dụng e-AWB có thể mang lại nhiều lợi ích:

• Giảm xử lý giấy tờ: Hạn chế nhu cầu in, vận chuyển và lưu trữ vận đơn giấy.

• Tăng hiệu quả trao đổi dữ liệu: Thông tin có thể được truyền giữa các bên thông qua hệ thống điện tử.

• Hạn chế một số sai sót thủ công: Giảm nhu cầu nhập lại cùng một dữ liệu nhiều lần.

• Hỗ trợ theo dõi thông tin: Tạo điều kiện cho các bên cập nhật và quản lý dữ liệu lô hàng.

• Hỗ trợ số hóa chuỗi cung ứng: Kết nối dữ liệu giữa người gửi, forwarder, hãng hàng không và các bên liên quan.

10.2. e-AWB có thay thế hoàn toàn AWB giấy không?

Không phải trong mọi trường hợp.

Việc áp dụng e-AWB phụ thuộc vào tuyến vận chuyển, khả năng hệ thống, thỏa thuận giữa các bên và những quy định pháp luật liên quan.

Trong một số tình huống, tài liệu hoặc chứng từ giấy vẫn có thể được yêu cầu.

IATA đã xác định e-AWB là hình thức mặc định trên những tuyến vận chuyển đủ điều kiện từ ngày 01/01/2019, nhưng cũng ghi nhận các ngoại lệ khi quy định hoặc thỏa thuận yêu cầu sử dụng giấy.

Vì vậy, doanh nghiệp cần xác nhận yêu cầu chứng từ với hãng hàng không hoặc forwarder đối với từng lô hàng cụ thể.

11. Những câu hỏi thường gặp về Air Waybill (FAQ)

AWB là viết tắt của từ gì?

AWB là viết tắt của Air Waybill, nghĩa là vận đơn hàng không. Trong một số tài liệu, thuật ngữ Airway Bill cũng được sử dụng để chỉ chứng từ này.

Air Waybill có phải vận đơn gốc không?

AWB có thể được phát hành dưới dạng giấy với các bản gốc theo quy tắc áp dụng hoặc dưới dạng điện tử.

Tuy nhiên, AWB không có chức năng chứng từ sở hữu chuyển nhượng như vận đơn đường biển theo lệnh.

AWB có chuyển nhượng được không?

AWB không phải chứng từ sở hữu hàng hóa có thể chuyển nhượng bằng ký hậu theo cơ chế vận đơn theo lệnh. Vì vậy, không thể sử dụng AWB để chuyển nhượng quyền nhận hàng theo cách áp dụng với loại B/L này.

Số AWB có bao nhiêu chữ số?

Số Master Air Waybill theo chuẩn IATA thường có 11 chữ số, gồm ba chữ số mã hãng hàng không, bảy chữ số thứ tự và một chữ số kiểm tra. Số HAWB có thể có định dạng riêng.

MAWB và HAWB có giống nhau không?

Không. MAWB thường do hãng hàng không phát hành, còn HAWB thường do freight forwarder phát hành. Trong vận chuyển hàng gom, một MAWB có thể liên kết với nhiều HAWB.

Có AWB nghĩa là hàng đã lên máy bay chưa?

Chưa chắc. Số AWB có thể được cấp trước khi hàng được tiếp nhận hoặc trước khi chuyến bay khởi hành.

Cần kiểm tra trạng thái vận chuyển để xác nhận tình hình thực tế.

AWB có dùng để khai báo hải quan không?

Thông tin AWB có thể được sử dụng trong hồ sơ và dữ liệu khai báo hải quan liên quan đến lô hàng vận chuyển bằng đường hàng không.

Việc sử dụng MAWB, HAWB hoặc thông tin kết hợp phụ thuộc vào loại hình vận chuyển và yêu cầu khai báo áp dụng.

AWB có phải chứng từ bảo hiểm không?

Không. AWB là chứng từ vận chuyển, còn Insurance Certificate là giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa.

Hai chứng từ có mục đích khác nhau, dù có thể cùng xuất hiện trong một bộ hồ sơ xuất nhập khẩu.

Hàng đến sân bay rồi có thể nhận ngay không?

Không phải lúc nào cũng được. Doanh nghiệp còn phải hoàn thành các bước cần thiết liên quan đến tiếp nhận tại kho, chứng từ, thủ tục hải quan và giao hàng.

Trạng thái máy bay đã hạ cánh không đồng nghĩa với việc hàng hóa sẵn sàng giao cho người nhận.

Freight Prepaid và Freight Collect trên AWB có ý nghĩa gì?

Freight Prepaid thể hiện cước vận chuyển được thu xếp thanh toán tại đầu gửi theo điều kiện áp dụng. Freight Collect thể hiện khoản cước được thu xếp thanh toán tại đầu nhận.

Việc ai cuối cùng chịu chi phí phụ thuộc vào thỏa thuận thương mại, không nên chỉ suy ra từ hai thuật ngữ này.

12. VICO Logistics hỗ trợ doanh nghiệp vận chuyển hàng không quốc tế

Đối với hàng hóa cần vận chuyển nhanh, có giá trị cao hoặc yêu cầu thời gian giao nhận chặt chẽ, vận tải hàng không có thể là một giải pháp phù hợp.

Tuy nhiên, tốc độ vận chuyển không chỉ phụ thuộc vào thời gian bay. Doanh nghiệp còn cần phối hợp việc đặt chỗ, chuẩn bị hàng hóa, xác nhận thông tin vận đơn, xử lý chứng từ và giao nhận tại điểm đến.

12.1. Tư vấn lựa chọn phương án vận chuyển

Không phải mọi lô hàng đều cần sử dụng đường hàng không.

Doanh nghiệp nên cân nhắc loại hàng, khối lượng, kích thước, thời hạn giao hàng và tổng chi phí logistics trước khi lựa chọn phương thức vận chuyển.

VICO Logistics có thể hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá nhu cầu và tìm phương án vận chuyển phù hợp với tuyến hàng cũng như phạm vi dịch vụ thực tế.

12.2. Phối hợp thông tin vận đơn và chứng từ

Độ chính xác của AWB có ảnh hưởng đến quá trình giao nhận hàng hóa.

Việc phối hợp và kiểm tra sớm các thông tin như người gửi, người nhận, tuyến vận chuyển, số kiện và trọng lượng giúp doanh nghiệp hạn chế những điều chỉnh không cần thiết.

12.3. Hỗ trợ phối hợp vận chuyển và thủ tục liên quan

Tùy yêu cầu từng lô hàng, doanh nghiệp có thể cần kết hợp vận tải hàng không, giao nhận nội địa, phối hợp chứng từ và thủ tục hải quan.

Việc làm việc với một đầu mối logistics phù hợp giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quá trình trao đổi thông tin, theo dõi tiến độ và xử lý những yêu cầu phát sinh.

12.4. Tư vấn chi phí theo từng lô hàng

Chi phí air freight có thể thay đổi theo tuyến bay, trọng lượng tính cước, đặc điểm hàng hóa, lịch vận chuyển và các dịch vụ liên quan.

Vì vậy, để nhận phương án phù hợp, doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Tuyến vận chuyển: sân bay đi và sân bay đến.

• Tên hàng hóa và số lượng.

• Trọng lượng và kích thước đóng gói.

• Thời gian giao hàng mong muốn.

• Điều kiện Incoterms và yêu cầu dịch vụ.

Bạn có lô hàng cần vận chuyển quốc tế bằng đường hàng không?

Liên hệ VICO Logistics để trao đổi thông tin lô hàng, yêu cầu chứng từ và nhận tư vấn phương án vận chuyển phù hợp với thời gian, chi phí và nhu cầu doanh nghiệp.

VICO Logistics – Your Indochina Logistics Expert.

Kết luận

Air Waybill (AWB) là chứng từ quan trọng trong vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, đóng vai trò là bằng chứng về hợp đồng vận chuyển, việc tiếp nhận hàng hóa và các điều kiện vận chuyển liên quan.

Để sử dụng AWB hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ sự khác nhau giữa MAWB và HAWB, cách đọc thông tin trên vận đơn, cách tra cứu tình trạng lô hàng và cách kiểm tra những dữ liệu quan trọng trước khi xác nhận.

Đặc biệt, việc đối chiếu Draft AWB với Commercial Invoice, Packing List và thông tin booking có thể giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, chủ động hơn trong thủ tục xuất nhập khẩu và quản lý chi phí vận chuyển.

Hiểu đúng và kiểm tra AWB từ sớm là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý lô hàng hàng không chính xác, hiệu quả và chủ động hơn.