Trong hoạt động xuất nhập khẩu, đặc biệt đối với các lô hàng có chứa hóa chất hoặc có đặc tính nguy hiểm, doanh nghiệp có thể được yêu cầu cung cấp tài liệu MSDS hoặc SDS trước khi vận chuyển.

Vậy MSDS/SDS là gì? Hai tài liệu này có khác nhau không? Khi nào doanh nghiệp cần cung cấp SDS và làm thế nào để kiểm tra thông tin trước khi gửi hàng?

Bài viết dưới đây sẽ giải thích những vấn đề này, đồng thời hướng dẫn doanh nghiệp nhận biết các thông tin quan trọng trên phiếu an toàn hóa chất nhằm hạn chế sai sót trong quá trình chuẩn bị hàng hóa.

1. MSDS/SDS là gì?

MSDS là gì?

MSDS (Material Safety Data Sheet) là bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất, cung cấp thông tin về đặc tính, mức độ nguy hiểm và các biện pháp an toàn liên quan đến một hóa chất hoặc hỗn hợp hóa chất.

Thông tin trong MSDS giúp người sử dụng nhận diện những nguy cơ có thể phát sinh trong quá trình bảo quản, sử dụng, xử lý hoặc vận chuyển.

Một số nội dung thường gặp trong MSDS gồm:

• Tên hóa chất và thông tin nhà sản xuất.
• Thành phần và đặc tính lý hóa.
• Các nguy cơ ảnh hưởng đến sức khỏe và môi trường.
• Biện pháp sơ cứu và ứng phó sự cố.
• Hướng dẫn bảo quản, xử lý và vận chuyển.

SDS là gì?

SDS (Safety Data Sheet) là phiếu an toàn hóa chất. Đây là thuật ngữ hiện được sử dụng phổ biến trong nhiều hệ thống quản lý an toàn hóa chất quốc tế.

SDS được trình bày theo cấu trúc 16 mục nhằm giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm, đối chiếu và sử dụng các thông tin an toàn.

Theo OSHA, SDS là cách gọi hiện đại thay cho MSDS trong hệ thống truyền đạt thông tin nguy hại tại Mỹ, với cấu trúc được chuẩn hóa theo 16 mục.

Ví dụ: Một doanh nghiệp nhập khẩu sản phẩm sơn công nghiệp có thể cần SDS để xem xét các nguy cơ liên quan đến sản phẩm, thông tin bảo quản và phân loại phục vụ vận chuyển.

SDS không thay thế việc đánh giá chuyên môn hoặc kiểm tra quy định áp dụng cho lô hàng cụ thể.

2. MSDS và SDS khác nhau như thế nào?

MSDS và SDS có cùng mục đích cơ bản: cung cấp thông tin về các nguy cơ và biện pháp an toàn liên quan đến hóa chất.

Điểm khác biệt chủ yếu nằm ở thuật ngữ và mức độ chuẩn hóa cách trình bày.

Tiêu chí	MSDS	SDS
Tên đầy đủ	Material Safety Data Sheet	Safety Data Sheet
Tên tiếng Việt	Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất	Phiếu an toàn hóa chất
Cách gọi	Thuật ngữ truyền thống	Thuật ngữ hiện được dùng phổ biến
Cấu trúc	Có thể khác nhau theo hệ thống cũ	Chuẩn hóa 16 mục theo GHS
Mục đích	Truyền đạt thông tin an toàn	Truyền đạt thông tin an toàn
Ứng dụng	Sản xuất, kho bãi, vận chuyển	Sản xuất, kho bãi, vận chuyển

GHS là viết tắt của Globally Harmonized System of Classification and Labelling of Chemicals, tức Hệ thống hài hòa toàn cầu về phân loại và ghi nhãn hóa chất.

Hệ thống này hỗ trợ thống nhất cách phân loại và truyền đạt thông tin về nguy cơ của hóa chất.

Doanh nghiệp cần lưu ý: Việc tài liệu được đặt tên MSDS hay SDS không phải yếu tố duy nhất quyết định tính phù hợp. Quan trọng hơn là thông tin phải chính xác, đầy đủ và đáp ứng yêu cầu áp dụng tại thị trường, lĩnh vực hoặc phương thức vận chuyển liên quan.

3. Phiếu SDS có vai trò gì trong xuất nhập khẩu?

Trong logistics, SDS là nguồn thông tin quan trọng để doanh nghiệp và các bên liên quan đánh giá những rủi ro liên quan đến hàng hóa.

3.1. Hỗ trợ nhận diện đặc tính nguy hiểm

SDS cung cấp các thông tin giúp xác định sản phẩm có những đặc tính nguy hiểm nào, chẳng hạn nguy cơ cháy, phản ứng hóa học, ăn mòn hoặc ảnh hưởng đến sức khỏe.

Những thông tin này hỗ trợ quá trình xem xét và phân loại hàng hóa.

Tuy nhiên, không nên sử dụng SDS như căn cứ duy nhất để kết luận hàng hóa thuộc hoặc không thuộc nhóm hàng nguy hiểm trong vận tải.

3.2. Hỗ trợ đánh giá điều kiện vận chuyển

• Một số loại hàng cần được xem xét theo những quy định vận chuyển riêng.
• Thông tin trên SDS giúp đơn vị logistics bước đầu đánh giá:
• Đặc tính nguy hiểm đã được công bố của hàng hóa.
• Sự phù hợp giữa sản phẩm và thông tin khai báo.
• Những cảnh báo cần lưu ý trong quá trình vận chuyển.
• Nhu cầu kiểm tra bổ sung với nhà sản xuất hoặc đơn vị chuyên môn.

Theo IATA, thông tin trên SDS không phải lúc nào cũng đủ hoặc chính xác để xác định phân loại vận chuyển. Khi có nghi vấn, cần làm rõ với nhà sản xuất, nhà phân phối hoặc đơn vị đủ chuyên môn.

3.3. Hỗ trợ quản lý lưu kho và an toàn

Đối với doanh nghiệp có kho hàng, SDS giúp nhân viên hiểu những nguy cơ liên quan đến sản phẩm và tra cứu hướng dẫn an toàn do nhà cung cấp công bố.

Đây cũng là tài liệu tham khảo quan trọng trong hoạt động đào tạo an toàn và xây dựng quy trình ứng phó sự cố tại cơ sở.

3.4. Hạn chế rủi ro phát sinh do thông tin không đầy đủ

Khi thông tin về hàng hóa không rõ ràng, doanh nghiệp có thể phải bổ sung tài liệu, giải trình đặc tính sản phẩm hoặc thực hiện đánh giá chuyên môn trước khi tiếp tục quá trình vận chuyển.

Chuẩn bị SDS phù hợp từ sớm giúp các bên có thêm cơ sở để kiểm tra và phối hợp.

4. Phiếu SDS gồm những nội dung gì?

Một phiếu SDS theo cấu trúc GHS thường có 16 mục thông tin chính.

Tại Việt Nam, Điều 5 Thông tư 01/2026/TT-BCT cũng quy định 16 nhóm nội dung cơ bản của Phiếu an toàn hóa chất, với mẫu thể hiện tại Phụ lục I.

Mục	Nội dung	Ý nghĩa dễ hiểu
1	Nhận dạng hóa chất và nhà cung cấp	Xác định sản phẩm và đơn vị liên quan
2	Nhận dạng đặc tính nguy hiểm	Xem các cảnh báo về nguy cơ
3	Thành phần các chất	Thông tin về thành phần hóa học
4	Biện pháp sơ cứu	Thông tin ứng phó khi phơi nhiễm
5	Biện pháp xử lý khi có hỏa hoạn	Các cảnh báo và biện pháp liên quan đến cháy
6	Ứng phó sự cố	Thông tin về xử lý sự cố ngoài ý muốn
7	Sử dụng và bảo quản	Yêu cầu an toàn khi thao tác, lưu kho
8	Kiểm soát phơi nhiễm, bảo vệ cá nhân	Thông tin về kiểm soát nguy cơ
9	Đặc tính lý hóa	Tính chất vật lý và hóa học
10	Độ ổn định và khả năng phản ứng	Những điều kiện có thể gây phản ứng
11	Thông tin độc tính	Nguy cơ ảnh hưởng đến sức khỏe
12	Thông tin sinh thái	Nguy cơ đối với môi trường
13	Thông tin thải bỏ	Yêu cầu liên quan đến xử lý chất thải
14	Thông tin vận chuyển	Các thông tin phân loại phục vụ vận tải
15	Thông tin pháp luật	Quy định liên quan đến sản phẩm
16	Thông tin khác	Ngày lập, ngày sửa đổi và thông tin bổ sung

Mục 14 – Thông tin vận chuyển: Doanh nghiệp cần chú ý điều gì?

Đối với người làm xuất nhập khẩu và logistics, Mục 14 thường là một trong những phần cần được xem xét kỹ.

Tùy sản phẩm và tài liệu, mục này có thể đề cập đến:

• UN Number (Số UN)
• Mã số được sử dụng trong hệ thống vận chuyển hàng nguy hiểm để nhận diện các chất hoặc nhóm hàng theo quy định.
• Proper Shipping Name (Tên vận chuyển chính thức)
• Tên dùng để nhận diện hàng hóa trong hệ thống vận chuyển hàng nguy hiểm, khi áp dụng.
• Transport Hazard Class (Nhóm nguy hiểm vận chuyển)
• Thông tin về nhóm nguy hiểm của hàng hóa theo quy định vận tải liên quan.

Packing Group (Nhóm đóng gói)

• Thông tin phân nhóm đóng gói, khi có áp dụng theo quy định.
• Environmental Hazards (Nguy cơ đối với môi trường)
• Các thông tin về nguy cơ môi trường có liên quan đến vận chuyển.

Lưu ý khi đọc Mục 14

Thông tin ghi trong SDS có thể cần được kiểm tra lại theo phương thức vận tải và bộ quy định tương ứng. Không nên chỉ dựa vào một dòng như “Not regulated” để tự kết luận hàng hóa được chấp nhận vận chuyển trong mọi trường hợp.

IATA nhấn mạnh rằng việc phân loại, đánh dấu, đóng gói, ghi nhãn và lập tài liệu cho hàng nguy hiểm vận chuyển bằng đường hàng không phải tuân thủ các quy định vận tải áp dụng.

5. Những mặt hàng nào thường cần kiểm tra MSDS/SDS?

Không phải mọi hàng hóa đều bắt buộc có SDS trong mọi trường hợp.

Tuy nhiên, doanh nghiệp nên đặc biệt chú ý đối với các nhóm sản phẩm có thể chứa hóa chất hoặc có đặc tính nguy hiểm.

5.1. Sơn, mực in và keo công nghiệp

Một số sản phẩm thuộc nhóm này có thể chứa thành phần cần đánh giá về nguy cơ cháy, độc tính hoặc các đặc tính nguy hiểm khác.

Không thể xác định tình trạng vận chuyển chỉ từ tên thương mại của sản phẩm.

5.2. Dung môi và hóa chất công nghiệp

Những sản phẩm này có thể cần thông tin thành phần, phân loại nguy hại và các yêu cầu liên quan trước khi được tiếp nhận vận chuyển.

5.3. Chất tẩy rửa và sản phẩm vệ sinh công nghiệp

Không phải mọi chất tẩy rửa đều là hàng nguy hiểm. Việc đánh giá phụ thuộc vào công thức sản phẩm, đặc tính nguy hiểm và quy định áp dụng.

5.4. Pin và thiết bị có pin

Một số sản phẩm chứa pin có các yêu cầu vận chuyển riêng, tùy công nghệ pin, đặc tính sản phẩm và phương thức vận tải.

Đối với các sản phẩm này, SDS không phải lúc nào cũng là tài liệu bắt buộc hoặc đủ để đáp ứng yêu cầu của đơn vị vận chuyển. Có thể cần tài liệu sản phẩm hay bằng chứng đánh giá khác phù hợp.

5.5. Mỹ phẩm và các sản phẩm có thành phần hóa học

Một số sản phẩm có thể được đơn vị logistics yêu cầu làm rõ thành phần hoặc đặc tính nguy hiểm.

Tuy nhiên, không thể mặc định tất cả mỹ phẩm đều cần SDS hoặc được phân loại là hàng nguy hiểm.

Nguyên tắc cần nhớ: Việc cần SDS hay không phụ thuộc vào đặc tính hàng hóa, mục đích sử dụng, quy định pháp luật và yêu cầu của những bên tham gia vận chuyển.

6. MSDS/SDS có bắt buộc trong xuất nhập khẩu không?

Đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp quan tâm khi chuẩn bị chứng từ.

Cần phân biệt hai vấn đề:

Thứ nhất: Nghĩa vụ về phiếu an toàn hóa chất.

Tại Việt Nam, doanh nghiệp cần xem xét các nghĩa vụ về thông tin hóa chất theo Luật Hóa chất số 69/2025/QH15, Nghị định 26/2026/NĐ-CP và những văn bản hướng dẫn có liên quan.

Thông tư 01/2026/TT-BCT quy định nội dung và mẫu Phiếu an toàn hóa chất.

Thứ hai: Yêu cầu chứng từ phục vụ vận chuyển.

Hãng tàu, hãng hàng không, đơn vị giao nhận hoặc các bên khác có thể yêu cầu thông tin an toàn để đánh giá khả năng tiếp nhận một lô hàng.

Yêu cầu này không đồng nghĩa mọi lô hàng xuất nhập khẩu đều phải nộp SDS như một chứng từ hải quan bắt buộc.

Doanh nghiệp cần xác định riêng:

• Sản phẩm có thuộc phạm vi phải lập và cung cấp Phiếu an toàn hóa chất theo pháp luật áp dụng hay không.
• Lô hàng có thuộc diện hàng nguy hiểm trong phương thức vận chuyển dự kiến hay không.
• Đơn vị vận chuyển yêu cầu những tài liệu nào.
• Có nghĩa vụ khai báo, cấp phép hoặc kiểm tra chuyên ngành khác hay không.
• Các vấn đề trên có thể liên quan nhưng không thay thế cho nhau.

7. Ai có trách nhiệm lập và cung cấp SDS?

Trách nhiệm liên quan đến phiếu an toàn hóa chất phụ thuộc vào vai trò của tổ chức, cá nhân và quy định áp dụng.

Trong thực tế, các bên thường tham gia gồm:

Nhà sản xuất: Là bên nắm thông tin về thành phần, tính chất và đặc tính sản phẩm.

Nhà nhập khẩu: Có thể có những nghĩa vụ về phân loại, thông tin hóa chất và cung cấp tài liệu theo quy định tại thị trường nhập khẩu.

Nhà phân phối hoặc nhà cung cấp: Có thể là đầu mối cung cấp tài liệu an toàn từ nhà sản xuất cho khách hàng.

Đơn vị logistics: Sử dụng các thông tin được cung cấp để hỗ trợ đánh giá, phối hợp và xem xét yêu cầu vận chuyển, nhưng không mặc nhiên thay thế trách nhiệm phân loại của chủ hàng hoặc đơn vị có nghĩa vụ liên quan.

Nếu chưa có SDS, doanh nghiệp nên liên hệ nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp để yêu cầu tài liệu phù hợp với sản phẩm cụ thể.

Không nên tự sử dụng SDS của một sản phẩm khác chỉ vì tên hàng hoặc công dụng có vẻ tương tự.

8. Cách kiểm tra SDS trước khi gửi hàng xuất nhập khẩu

Trước khi cung cấp SDS cho đơn vị logistics, doanh nghiệp có thể thực hiện bước kiểm tra sơ bộ để phát hiện thông tin thiếu hoặc không nhất quán.

• Checklist kiểm tra SDS
• Dành cho doanh nghiệp
• Tiến độ kiểm tra
• Tên sản phẩm trùng khớp với hàng hóa thực tế
• Thông tin nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp rõ ràng
• Phiếu SDS có đủ các mục theo mẫu áp dụng
• Thông tin cảnh báo nguy hiểm được trình bày rõ

Thông tin ở Mục 14 đã được kiểm tra

• Ngày lập hoặc cập nhật tài liệu được xác minh
• Ngôn ngữ và phiên bản phù hợp với yêu cầu
• Đã xác nhận yêu cầu hồ sơ với đơn vị vận chuyển

Sao chép checklist

Checklist trên chỉ hỗ trợ rà soát thông tin ban đầu, không thay thế đánh giá phân loại hàng nguy hiểm hoặc kiểm tra tuân thủ pháp lý của chuyên gia.

9. Các lỗi SDS thường gặp và cách hạn chế

9.1. Tên sản phẩm không khớp

Tên sản phẩm trong SDS có thể khác với tên hàng được ghi trên Commercial Invoice hoặc Packing List.

Điều này có thể làm phát sinh yêu cầu làm rõ về hàng hóa.

Doanh nghiệp nên đối chiếu tên thương mại, mã sản phẩm và thông tin nhận dạng với tài liệu từ nhà sản xuất.

9.2. Sử dụng tài liệu không đúng sản phẩm

Một sai sót khác là sử dụng SDS của một sản phẩm có tên hoặc công dụng tương tự nhưng thành phần khác nhau.

Các sản phẩm cùng nhóm có thể có đặc tính nguy hiểm và phân loại vận chuyển khác nhau.

Vì vậy, cần bảo đảm tài liệu tương ứng với đúng sản phẩm thực tế.

9.3. Thiếu hoặc chưa làm rõ thông tin vận chuyển

Thông tin tại Mục 14 đôi khi không đầy đủ hoặc chưa đủ cơ sở để xác định việc phân loại vận chuyển.

Khi có điểm chưa rõ, doanh nghiệp cần yêu cầu nhà sản xuất hoặc đơn vị chuyên môn xác nhận thay vì tự suy đoán.

9.4. Sử dụng SDS cũ mà không kiểm tra

Tài liệu đã được lập từ trước không tự động trở nên không hợp lệ chỉ vì đã qua một khoảng thời gian nhất định.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm tra xem sản phẩm, thông tin nguy hại, quy định hoặc yêu cầu của bên tiếp nhận đã có thay đổi hay chưa.

9.5. Cho rằng có SDS là đủ để vận chuyển

Đây là hiểu nhầm cần tránh.

SDS là nguồn thông tin an toàn, không phải giấy phép vận chuyển, chứng nhận thông quan hay bằng chứng bảo đảm hàng hóa được chấp nhận trong mọi phương thức vận tải.

Việc vận chuyển còn phụ thuộc vào phân loại, tuyến đường, loại phương tiện, quy định áp dụng và yêu cầu từ các bên liên quan.

10. Câu hỏi thường gặp về MSDS/SDS

MSDS và SDS có phải là một không?

Hai thuật ngữ có chung mục đích truyền đạt thông tin an toàn hóa chất. SDS là thuật ngữ được sử dụng phổ biến hiện nay, với cấu trúc 16 mục được chuẩn hóa trong các hệ thống phù hợp GHS.

Phiếu SDS có bắt buộc phải bằng tiếng Việt không?

Yêu cầu ngôn ngữ phụ thuộc vào pháp luật tại nơi áp dụng và mục đích sử dụng tài liệu. Đối với hoạt động tại Việt Nam, cần đối chiếu quy định hiện hành về Phiếu an toàn hóa chất; tài liệu từ nhà cung cấp nước ngoài có thể cần được bổ sung hoặc chuyển ngữ phù hợp.

MSDS/SDS có phải là giấy chứng nhận chất lượng không?

Không. SDS tập trung vào thông tin an toàn và đặc tính nguy hiểm, không thay thế Certificate of Analysis (COA), chứng nhận chất lượng hoặc các chứng từ khác.

Có SDS thì chắc chắn hàng được vận chuyển không?

Không. SDS giúp cung cấp thông tin để đánh giá, nhưng việc chấp nhận hàng phụ thuộc vào quy định vận tải và điều kiện áp dụng cho lô hàng.

MSDS có thể thay thế giấy tờ hải quan không?

Không. SDS không thay thế tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hoặc các giấy phép, chứng từ chuyên ngành có liên quan.

Doanh nghiệp có thể yêu cầu SDS ở đâu?

Nguồn phù hợp thường là nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp chịu trách nhiệm về sản phẩm. Doanh nghiệp nên yêu cầu tài liệu tương ứng với đúng tên sản phẩm và phiên bản đang sử dụng.

11. VICO Logistics hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình chuẩn bị vận chuyển

Khi xuất nhập khẩu các sản phẩm có chứa hóa chất hoặc có đặc tính nguy hiểm, việc chuẩn bị thông tin hàng hóa chính xác là bước quan trọng để hạn chế các vấn đề có thể phát sinh.

VICO Logistics có thể là đầu mối để doanh nghiệp trao đổi về nhu cầu vận chuyển, thông tin lô hàng và những yêu cầu cần xác minh với các bên liên quan.

Tùy loại hàng, tuyến vận chuyển và phạm vi dịch vụ thực tế, quá trình tư vấn có thể tập trung vào thông tin sản phẩm, hồ sơ cần chuẩn bị và phương án logistics phù hợp.

Bạn đang cần vận chuyển một lô hàng có SDS/MSDS?

Hãy liên hệ VICO Logistics, cung cấp thông tin sản phẩm, tuyến vận chuyển dự kiến và các tài liệu hiện có để được trao đổi về bước tiếp theo.